Peu d’opérations internes ont un impact aussi important sur les résultats d’une entreprise que la formation des employés.

La formation est étroitement liée à des paramètres essentiels comme la fidélisation, la productivité, les performances, le moral, la motivation et l’expérience globale des employés.
Une mauvaise formation, ou tout simplement une absence de formation, peut coûter cher. Non seulement la formation coûte de l’argent, mais elle coûte aussi du temps. Selon l’ATD, les entreprises dépensent plus de 1 200 dollars par employé pour la formation et le développement.

En plus de cette somme, les entreprises perdent en moyenne 31,5 heures facturables par an et par employé.

Les coûts d’une mauvaise formation passent souvent inaperçus

Malheureusement, de nombreux cadres examinent ces chiffres sans les comparer au retour sur investissement d’une bonne formation, ou aux coûts encore plus élevés d’une mauvaise formation.

Par exemple, une enquête de l’Udemy a révélé que près de la moitié des employés à temps plein aux USA s’ennuient ou ne s’investissent pas dans leur travail, et que 61 % d’entre eux sont susceptibles de changer d’emploi d’ici 3 à 6 mois pour saisir des opportunités plus gratifiantes. Les possibilités d’apprentissage limitées (46 % des sondés) seraient l’une des principales causes de ce désengagement. Les trois statistiques suivantes illustrent encore davantage les conséquences d’une formation inadéquate :

• L’ATD a constaté que seulement 12 % des organisations mettaient en place des stratégies efficaces en matière de développement de carrière pour les talents émergents.
• Selon une étude de Gartner, 70 % des salariés ne maîtrisent pas les compétences dont ils ont besoin aujourd’hui.
• Axonify a constaté qu’un tiers des employés ne reçoit aucune formation, et parmi ceux qui reçoivent une formation, 43% la jugent inefficace

Ces résultats devraient décevoir les responsables des ressources humaines et les responsables de la formation, compte tenu notamment des coûts liés au recrutement, à l’embauche, à l’intégration et à la formation des employés. Il est évident qu’une formation efficace est essentielle pour qu’une entreprise reste performante, motivée et conserve un niveau de compétence élevé.

La solution : un modèle de plan de formation pour les employés

La formation des employés n’a rien d’une promenade de santé.

Chaque employé a ses propres besoins, ses propres objectifs de carrière, ses responsabilités professionnelles et un panel de compétences qu’il doit acquérir.

Répondre à tous ces besoins peut être une tâche redoutablement difficile. Si seulement il suffisait de remplir mécaniquement les espaces blancs d’un modèle préétabli…

En fait, oui, ça peut être aussi simple que ça.

Oui, il est vrai que la formation doit toujours s’adapter au rôle et aux responsabilités de la nouvelle recrue, cependant, suivre un modèle de plan de formation des employés préétabli offre un certain nombre d’avantages au service des Ressources Humaines.

Les programmes peuvent ainsi être élaborés plus rapidement et plus facilement, et générer de meilleurs résultats en général, et, comme vous le verrez, créer un programme de formation personnalisé sera bien plus simple.

Les 7 étapes pour développer un modèle de plan de formation pour les employés

1. En fonction du rôle de l’employé, créez un ensemble d’objectifs à atteindre au terme de la formation. Quelles compétences voulez-vous que vos employés acquièrent et que voulez-vous qu’ils accomplissent au terme de la formation ? Incluez des objectifs professionnels et personnels spécifiques.

2. Créez un calendrier avec des dates buttoirs réalistes, et fixez des étapes pour que l’employé et le formateur restent sur la bonne voie. Partagez ce calendrier et discutez de la chronologie et des objectifs avec la nouvelle recrue dès le début. Faites preuve de souplesse et adaptez le calendrier si nécessaire.

3. Dressez la liste des objectifs de l’employé et des objectifs de formation adaptés aux besoins de cet individu en particulier. Offrez à vos employés des possibilités de formation et de développement qui correspondent à ce qu’ils espèrent retirer de leur travail. Ce type de développement de carrière personnalisé peut grandement améliorer leur productivité, leur loyauté et leur engagement.

4. Faites travailler une nouvelle recrue avec un employé plus ancien qui pourra devenir son mentor. Le mentorat peut également améliorer l’engagement d’un employé. Une relation de ce type peut grandement améliorer l’engagement des employés et leurs perspectives de carrière. 

5. Proposez différents modes d’apprentissage en fonction des préférences et des styles d’apprentissage de chacun. Chaque personne a ses préférences en ce qui concerne les modalités d’apprentissage, alors offrez des options qui peuvent inclure des éléments audio ou vidéo, du texte et des solutions d’apprentissage interactives. Les outils numériques qui offrent un apprentissage contextuel sont les plus efficaces pour maximiser la mémorisation des connaissances et minimiser la « courbe de l’oubli ».

6. Associez l’employé à la plate-forme d’apprentissage numérique appropriée. Bien qu’il n’existe pas qu’une seule approche en termes de formation, les outils équipés d’un apprentissage machine et d’une intelligence artificielle vont au-delà de la simple personnalisation et offrent la garantie que chaque employé bénéficiera de tout le soutien dont il aura besoin. La formation au sein de l’entreprise, dispensée par les plateformes d’adoption numérique (DAP), permet de rationaliser la formation et offre de nombreux avantages à tous les niveaux.

7. Contactez régulièrement le responsable, et transmettez les remarques de l’employé tout au long de sa formation. N’attendez pas la fin de la formation, sinon les préoccupations des employés risquent de passer inaperçues et de s’aggraver plus tard. Naturellement, ces 7 points peuvent être complétés par d’autres que vous jugerez adéquates. À eux seuls, ils constituent un excellent point de départ pour créer votre propre modèle. Pour utiliser ce modèle efficacement, collez ces questions dans un programme de votre choix, comme : 

• Un tableur.
• Trello, ou tout autre programme de gestion des tâches.
• Votre logiciel de gestion de projet.

Quel que soit le workflow que vous utilisez, vous pouvez facilement le personnaliser grâce à ce modèle, ce qui facilitera la mise en place d’un programme de formation efficace.

La préparation est la clé du succès

Les professionnels des ressources humaines et les responsables de formation gèrent déjà énormément de choses.

L’utilisation d’un modèle de plan de formation permettra de structurer le processus d’intégration, ce qui rendra la formation beaucoup plus facile et efficace. Grâce à ce modèle, vous êtes déjà prêt, et vous pouvez l’adapter à vos besoins très simplement.

De plus, il vous sera beaucoup plus facile de créer un programme adapté à chaque employé.

Les programmes de formation personnalisés basés sur ce modèle donneront de bien meilleurs résultats que les programmes généraux qui s’appliquent de la même manière à tout le monde.

Avoir le sentiment d’être bloqué professionnellement est un frein à la productivité. Les plans de développement offrent aux employés une voie par laquelle ils pourront développer des compétences professionnelles à long terme. Mais ces programmes ne profitent pas seulement aux employés, ils profitent également à l’entreprise.

Comment un plan de développement des employés permet la continuité des activités

Lorsqu’ils sont correctement exécutés, les programmes de développement des employés peuvent bénéficier à la culture organisationnelle, aux performances des employés et à leur engagement, aux succès de l’organisation, et bien plus encore. En tant qu’employeur, il est dans votre intérêt d’investir dans ce qui peut favoriser l’autonomisation des employés, le dynamisme et la croissance au sein même de votre organisation.

D’après Gallup, lorsque les entreprises investissent stratégiquement dans le développement des employés, elles constatent une augmentation de leur rentabilité de 11 % et elles doublent leurs de chances de fidéliser leur personnel. Et ceci semble logique : la quête d’ « opportunités pour faire évoluer sa carrière » est citée comme la première raison pour laquelle les employés démissionnent.

Credit: AZ Quotes

Lisez cet article pour découvrir quels sont les différents types de plans de développement des employés, comment vous pouvez créer votre propre programme de développement des employés, comment le développement des employés influe sur la continuité des activités, et d’autres choses encore.

Qu’est-ce que le développement des employés? 

Le développement des employés, le développement de carrière, la formation et le développement sont des termes que l’on entend souvent dans le secteur des ressources humaines, mais ils ne veulent pas tous dire la même chose.

Le développement des employés 

Le développement des employés désigne les activités de formation, d’éducation et de développement à long terme qui ont pour objectif d’améliorer les capacités et la valeur d’un employé dans une organisation. Ces programmes sont mis en œuvre et  sont gérés par les organisations elles-mêmes. Même si les employés bénéficient de ces programmes, ils sont d’abord conçus pour profiter à l’entreprise. Bien entendu, comme les efforts de développement des employés sont axés sur l’amélioration de leurs compétences professionnelles, ils en tireront naturellement profit.

Credit: Wi-Fi Attendance

C’est pourquoi de nombreuses organisations utilisent les programmes de développement des employés et des carrières pour attirer et recruter des employés talentueux. S’ils sont bien conçus, les programmes de développement des employés peuvent devenir des outils efficaces pour obtenir un retour sur investissement mesurable, et ce en développant le personnel et en améliorant le lieu de travail et les performances d’organisation.

Le développement de carrière 

Le développement de carrière désigne les efforts de formation et de développement centrés sur les intérêts professionnels et le développement d’un employé.

Alors que les programmes de développement des employés ont pour but d’améliorer les performances du personnel, avec le développement de carrière, ce sont les besoins de l’employé qui priment. Puisque ces programmes mettent l’accent sur les objectifs professionnels de l’employé, leur contenu sera plus personnalisé et également plus souple.

Malgré ces différences, les deux approches peuvent être d’excellents outils pour recruter et fidéliser des employés talentueux.

La formation des employés 

La formation des employés désigne spécifiquement la formation sur le lieu de travail qui permet aux employés d’acquérir les compétences nécessaires à l’exercice de leur métier.

La formation commence souvent à l’arrivée même d’un employé dans une entreprise (la plupart du temps dès le premier jour de travail). La formation est un élément essentiel des deux types de programmes de développement mentionnés ci-dessus, ce qui explique en partie pourquoi ils sont utilisés conjointement avec les termes de « formation et développement ».

Les programmes de développement diffèrent des programmes de formation en ceci qu’ils se focalisent sur lv es améliorations professionnelles à long terme. Ils peuvent inclure d’autres types d’apprentissages qui ne relèvent pas de la « formation », comme par exemple des programmes de mentorat,  des ateliers, des séminaires ou encore d’autres activités éducatives.

Parmi les trois types mentionnés, la formation est l’activité commerciale la plus importante, car elle permet aux employés d’acquérir les compétences dont ils ont absolument besoin quotidiennement pour bien faire leur travail. Toutefois, étant donné leurs coûts, qui sont avantageux, et les avantages que présentent les programmes de développement à long terme, de nombreuses entreprises choisissent de proposer ces trois types de formation.

Pourquoi utiliser un plan de développement des employés?

Lorsque les employés se forment et se perfectionnent dans leur domaine, ils sont plus engagés et plus productifs. Un plan de développement des employés est un outil de recrutement et de fidélisation qui offre une approche structurée de la croissance professionnelle.

Selon une étude réalisée par The Society for Human Resource Management en 2016, les employés qui participent à un programme de développement sont généralement plus satisfaits et ont le sentiment que leur employeur reconnaît leur valeur. Grâce à ces possibilités d’apprentissage supplémentaires, ils sont mieux préparés à assumer des projets et des rôles plus stimulants, ce qui peut éventuellement les préparer à occuper des postes de direction au sein de l’entreprise plus tard.

Toutefois, ces plans ne tombent pas du ciel et leur conception et leur exécution exigent à la fois du temps et de l’engagement. En règle générale, c’est le département des ressources humaines qui s’occupe de la planification, alors que les gestionnaires et les dirigeants jouent un rôle secondaire. Il est important que tout le monde soit impliqué pour que le programme et l’expérience des employés soient fructueux.

Voici quelques exemples de plans de développement des employés qui ont fait leurs preuves pour vous aider à démarrer.

Différents types de plans de développement des employés

#1 Le plan basé sur les performances

Ce plan fonctionne de la même façon qu’un bulletin scolaire.

Les élèves qui travaillent dur et qui obtiennent de bons résultats sont ceux dont le nom va être inscrit sur le tableau d’honneur de l’école. Les élèvent travaillent pour, au minimum, obtenir des notes qui leur permettront de passer en classe supérieure. C’est la même chose au travail : les employés sont plus concentrés s’ils travaillent pour atteindre un objectif chaque trimestre.

Cependant, la réussite au travail ne peut pas toujours être quantifiée. Les gens qui travaillent dans la vente peuvent facilement se fixer un but sous forme de nombre et travailler pour atteindre cet objectif. Au final, ils atteignent ce but ou ils ne l’atteignent pas. Mais les chiffres ne sont qu’une petite partie du tableau.

Si vous utilisez un plan de développement professionnel basé sur les performances, prenez en compte d’autres aspects de l’expérience des employés, comme la croissance professionnelle tout au long du trimestre et leur motivation.

Ce type de réflexion débouche sur ce que l’on appelle un examen de feed-forward, c’est-à-dire un examen qui se concentre sur les meilleurs moments de l’employé et sur la manière dont il peut mettre ce qu’il a appris au profit de ses projets futurs.

#2 La gestion par objectifs

Ce plan de développement des employés est similaire au précédent, mais il repose sur des objectifs à court terme. Plutôt que de suivre des objectifs fixés par la direction, ce sont les employés qui décident des étapes qu’ils veulent suivre. Ces étapes sont ensuite utilisées pour atteindre l’objectif de l’entreprise.

Ce plan est plus proactif que réactif. Au lieu de s’intéresser aux performances et de les évaluer à rebours, les employés peuvent modifier leurs objectifs au fur et à mesure s’ils jugent que c’est nécessaire. Ce plan permet aux employés de s’autoévaluer et d’améliorer leurs performances constamment.

#3 Le plan de relève

De nombreuses organisations ont déjà mis en place une échelle des carrières, c’est pourquoi ce plan de développement des employés est appelé « plan de relève ». Avec le plan de relève, les employés sont placés sur cette échelle et travaillent pour obtenir une promotion ou un poste plus élevé.

Ce type de planification à plus long terme convient particulièrement bien aux programmes de mentorat, qu’ils fonctionnent entre plusieurs services ou avec une personne occupant un poste plus élevé dans la hiérarchie.

Le mentorat peut être un outil de développement bénéfique tant pour le mentor que pour la personne qu’il guide, ce qui rend cette option encore plus intéressante. Les mentors sont généralement plus avancés dans leur carrière et peuvent donc donner des conseils pour arriver au niveau où ils sont, ou partagent des connaissances sur le secteur d’activité.

#4 Amélioration ad hoc

Ce plan est très individualisé et fonctionne mieux pour les employés que pour les groupes. Il est basé sur un programme de mentorat, similaire au plan de relève, mais davantage centré sur les besoins individuels de l’individu.

Le calendrier est extrêmement important pour ce type de développement des employés. Il est essentiel d’être réactif lorsqu’un employé exprime le désir d’être formé. L’intérêt de cet employé peut s’éroder si vous attendez trop longtemps.

Bien que ce plan soit plus informel, il est idéal pour les employés qui souhaitent améliorer des compétences spécifiques qui leur permettront de progresser dans leur carrière.

Les plans de développement des employés ne sont pas prêts à l’emploi, mais l’investissement en temps que leur conception et leur application exigent en vaut la peine. Les plans de développement des employés apportent de la valeur ajoutée à l’organisation, réduisent le taux de défection des employés, et améliorent la productivité globale de l’entreprise.

Concevoir un plan de développement des employés en 5 étapes

Créer un plan de développement des employés est relativement simple. 

Si vous suivez ces étapes, vous pourrez créer facilement des plans de développement qui profiteront à la fois aux employés et à l’entreprise:

1. Évaluer les besoins et les objectifs de l’organisation

Étant donné que le développement des employés place les besoins des organisations au premier plan, il convient de donner la priorité à ces besoins. 

Il faut tenir compte de ces éléments :

• Les besoins actuels de l’entreprise.
• Les changements organisationnels imminents et les programmes de transformation numérique.
• Les besoins de l’entreprise à court et à long terme.

Ces éléments permettront de définir les limites du plan de développement des employés et les méthodes à utiliser pour que les employés puissent les atteindre.

Au cours de cette phase de planification, il est essentiel d’être prévoyant. Beaucoup d’entreprises entreprennent continuellement des changements organisationnels et une transformation numérique. Les plans de développement doivent tenir compte de tous ces éléments. Les responsables du développement des employés doivent collaborer avec les dirigeants de l’entreprise et avec tous ceux qui participent à ces changements, afin de s’assurer que les plans de développement des employés sont correctement synchronisés.

2. Évaluer les besoins et les objectifs de l’employé

Chaque employé est différent et a des caractéristiques qui lui sont propres :

• Ses points forts
• Ses faiblesses
• Ses compétences
• Ses objectifs

Dans l’idéal, les plans de développement des employés devraient répondre simultanément aux objectifs des employés et à ceux de l’entreprise.

Credit: McKinsey report on the importance of building capabilities within an organization

3. Créer un plan de développement qui s’adapte à l’entreprise et à l’employé

Si les programmes de développement se concentrent sur les objectifs de l’entreprise plutôt que sur ceux des employés, le contenu sera moins pertinent et les employés se désengageront.

Cependant, un plan qui privilégie le développement des employés par rapport aux objectifs de l’organisation est un plan de développement de carrière, et non un plan de développement des employés.

Comme mentionné plus tôt, cette distinction est importante, et si une organisation doit donner la priorité à ses propres objectifs, il faudra alors changer les priorités.

En fin de compte, afin de maximiser l’engagement et la rentabilité, un plan de développement des employés doit s’efforcer de satisfaire l’entreprise et les employés.

4. Choisir les bonnes méthodes et les bons outils de formation

Plus tôt, nous avons examiné quatre exemples de plans de développement des employés et nous avons vu comment chacun d’entre eux peut être utilisé pour améliorer la productivité et l’engagement du personnel.

Chaque type de plan a ses forces et ses faiblesses. Le plan de relève et les programmes de mentorat, par exemple, peuvent être utiles pour les plans qui sont axés sur la carrière et qui fournissent aux employés des connaissances tirées l’expérience. Toutefois, ces programmes ne peuvent pas transmettre certains types de connaissances.

Une organisation qui subit des changements qui la perturbent, par exemple, peut choisir de se focaliser sur la nécessité d’acquérir des compétences numériques. Bien que le plan de relève puisse encore être utile à certains égards, il ne constitue pas un moyen efficace de former les employés aux nouveaux outils numériques.

Les entreprises qui ont adopté un programme de transformation numérique agressif préféreront suivre un plan différent qui met l’accent sur l’adoption du numérique et sur la formation.

5. Mettre en œuvre, mesurer et optimiser

Les plans de développement des employés, comme les autres processus d’entreprise, doivent être testés et perfectionnés au fil du temps.

Les enquêtes menées auprès des employés, les discussions en tête-à-tête, les évaluations des performances et les retours des responsables peuvent tous être des sources d’informations utiles. Ces éléments peuvent être utilisés pour perfectionner un plan de développement des employés et ajuster sa trajectoire. Ils peuvent également être utiles pour améliorer les efforts de développement des employés.

Une autre option consiste à s’engager dans une planification ad hoc, comme mentionné ci-dessus, qui tend à être plus progressive et plus flexible par nature. Étant donné qu’il n’est mis en place que lorsqu’il est nécessaire, il est facile à exécuter et peut être modifié à volonté.

Quels sont les plus grands défis de la planification du développement des employés?

Les efforts de développement des employés peuvent se heurter à un certain nombre de problèmes et d’obstacles, tels que :

• Les attentes en matière de résultats.
• De mauvaises performances.
• Un manque d’engagement.
• Une mauvaise communication.
• Le besoin croissant en compétences numériques.

Heureusement, ces défis ne sont pas difficiles à relever, et peuvent être résolus à condition d’être prévoyant et de mettre en place des formations appropriées.

Qui doit diriger la formation?

Dans la plupart des entreprises, les départements des ressources humaines ou de la formation se chargent de la planification du développement des employés. 

Ceux qui assurent la formation proprement dite changent en fonction des circonstances.

Les mentors, comme mentionné plus tôt, peuvent donner des conseils et partager des connaissances centrés sur la carrière, ce qui peut être utile pour un plan de relève. 

Toutefois, de nombreux autres véhicules peuvent être utilisés pour faciliter le développement professionnel des employés. Parmi ces véhicules, nous retrouvons :

• Les ateliers et séminaires.
• Les cours en ligne.
• Les plates-formes d’adoption numérique (PAD)

Pour maximiser les résultats des efforts de formation et de développement, il faut prendre le temps nécessaire pour trouver les outils et les méthodes de formation les plus appropriés.

Choisir le bon logiciel pour le développement des employés

Les logiciels, les outils et la technologie peuvent jouer un rôle important pour former des employés à court et à long terme.

Les outils de formation

Aujourd’hui, une grande partie de la formation professionnelle s’oriente vers le numérique, d’où l’importance des solutions de formation numérique.

Les plateformes d’adoption numérique (DAP), par exemple, peuvent être efficaces pour développer en continu des compétences numériques. Ces outils d’adoption numérique proposent une interface utilisateur qui fournit des conseils contextualisés et interactifs directement dans d’autres applications. Les DAP sont des solutions de formation modernes qui peuvent être utilisées pour la formation sur site ou à distance.

Ils offrent une formation continue et virtuelle grâce à un certain nombre de caractéristiques clés, comme:

Des visites guidées dans l’application. Des circuits intégrés à l’application guident les utilisateurs pas à pas à travers le workflow. Ces visites sont automatisées et faciles à utiliser, et elles indiquent aux utilisateurs ce qu’ils doivent faire à chaque étape. Puisque les utilisateurs accomplissent les tâches eux-mêmes, ils sont plus susceptibles de se souvenir de ce qu’il faut faire que s’ils recevaient passivement des informations par le biais de textes ou de vidéos.

Des présentations des produits. La présentation d’un produit permet d’exposer les caractéristiques principales d’un produit aux nouveaux utilisateurs, et de leur indiquer les points importants de l’application, ainsi que sa valeur. Ceci facilite l’intégration des nouveaux utilisateurs, augmente leur productivité et minimise les potentielles frustrations.

Des conseils contextualisés et interactifs. Étant donné la complexité inhérente aux logiciels d’entreprise, les employés devront naturellement demander de l’aide ponctuellement. Une assistance virtuelle et interactive donne aux employés la possibilité de trouver des informations pertinentes au moment où ils en ont besoin, ce qui réduit leur dépendance aux services d’assistance technique.

L’analyse des logiciels. Un outil d’analyse permet de contrôler comment les utilisateurs interagissent avec un logiciel, ce qui donne aux responsables un aperçu des besoins en termes de formation. Ces informations peuvent être utilisées pour améliorer les parcours, renforcer les efforts de formation ou prendre des mesures correctives si nécessaire.

Lorsqu’elles sont utilisées conjointement avec d’autres tactiques de développement des employés, comme les programmes de mentorat, les DAP peuvent minimiser les délais d’apprentissage, tout en maximisant les performances et les résultats.

La formation et le développement à distance

Le travail à distance, le lieu de travail virtuel et les workflow numériques deviennent la norme. C’est pourquoi les programmes de développement des employés doivent répondre aux besoins de l’employé dans un monde professionnel dominé par la technologie.

La productivité des employés à l’ère numérique dépend fortement de la culture et de leurs compétences numériques. Puisque monde du travail se tourne vers le virtuel et se dématérialise rapidement, il est plus important que jamais de proposer des options de formation et de développement à distance.

Celles-ci peuvent inclure :

• Des solutions de formation numérique des employés qui peuvent fonctionner partout, comme les plateformes d’adoption numérique (DAP).
• Expliquer aux employés comment travailler à distance.
• Offrir des options de formation à la demande et adaptées à la mobilité.

Le travail à domicile s’est normalisé au cours des dernières années, notamment en raison des avantages qu’il offre aux employés et aux organisations. La crise de la COVID-19 a également démontré l’importance du travail à distance lorsqu’il s’agit de s’adapter à des catastrophes.

Credit: Hacker Noon

On peut certainement s’attendre à ce que le travail à distance devienne plus populaire dans les prochaines années, il est donc avantageux d’intégrer autant que possible cette tendance dans les programmes de développement des employés.

Comment un plan de développement des employés permet la continuité des activités?

Aujourd’hui, l’innovation numérique, les catastrophes naturelles et les crises peuvent bouleverser les modèles d’entreprise, faisant de la continuité des activités une priorité absolue pour la plupart des organisations. Cependant, maintenir et stabiliser des opérations n’est pas une tâche facile. Pour assurer la continuité des activités, il faut pouvoir faire preuve d’adaptabilité, de flexibilité dans l’organisation, et pouvoir mettre en place une transformation numérique.

Avec un changement organisationnel en continu, les employés deviennent des apprenants perpétuels. Le personnel qualifié dans le domaine du numérique est très demandé et, comme mentionné ci-dessus, si le groupe manque de ce type d’employés, sa capacité à innover peut s’en trouver affectée.

L’un des meilleurs moyens de fidéliser des employés qualifiés est de mettre en place des programmes de développement des employés. 

Pour ce faire, il s’avère utile de fixer des objectifs spécifiques qui s’organisent autour:

Le perfectionnement et l’évolution des compétences. A chaque fois qu’une organisation adopte un nouveau logiciel, les workflows doivent être redéfinis et les employés doivent à nouveau suivre une formation pour apprendre à les maîtriser. Bien que les nouvelles technologies offrent un grand potentiel, une intégration et une formation efficaces des employés sont indispensables. En d’autres termes, les programmes de développement des employés peuvent être utilisés pour maintenir le niveau de compétences des employés, tout en améliorant leur niveau d’engagement et de motivation.

Des compétences et des aptitudes nécessaires aujourd’hui et demain. Étant donné que de nombreuses organisations entreprennent des efforts de transformation numérique, il est nécessaire de préparer les employés à la vie professionnelle de demain. Selon le Forum Economique Mondial, beaucoup des emplois les plus demandés aujourd’hui n’existaient même pas il y a cinq ou dix ans seulement. Et comme le changement est de plus en plus rapide, il est important de fournir aux employés des plans de formation et de développement qui les préparent au monde du travail de demain – et non à celui d’aujourd’hui.

Credit: LinkedIn’s 2020 Workplace Learning Report

Répondre aux besoins de l’organisation et à ceux des employés. Comme nous l’avons déjà mentionné, les plans de développement des employés doivent être conçus pour répondre aux besoins de l’organisation, avant tout. Toutefois, si ces plans permettent d’améliorer l’expérience des employés et peuvent devenir un outil efficace pour recruter de nouveaux éléments, ils doivent également répondre aux besoins des employés. Pour obtenir les meilleurs résultats, les gestionnaires doivent concevoir des programmes qui répondent aux besoins des deux parties. Avec la bonne approche, la formation et le développement peuvent permettre la continuité des activités et assurer la réussite des employés, c’est pourquoi les plans de développement des employés sont si précieux.

L’une des plus grandes responsabilités d’un professionnel de la formation et du développement est de diriger la formation des employés à l’échelle de l’entreprise. Mais définir la bonne approche à suivre peut s’avérer difficile, et quiconque travaille dans ce domaine connait probablement certains des obstacles qui peuvent entraver l’apprentissage organisationnel.

Mais les obstacles n’aboutissent pas forcément sur des échecs. C’est ce que nous a appris Thomas Edison.

Il lui aura fallu plus de 150 tentatives infructueuses avant qu’il ne réussisse à fabriquer la première ampoule électrique fonctionnelle. C’est grâce à tous ces échecs qu’il a pu maîtriser la technique du filament qui allait dominer la technologie de l’éclairage. Mais Edison n’a jamais pensé ses premières tentatives étaient des échecs. Au contraire, il a même déclaré qu’il avait découvert plus de 150 façons de ne pas fabriquer une ampoule.

Edison a été assez sage pour comprendre que l’échec engendre le succès si l’on en tire des leçons. Nous pouvons voir les choses de la même façon lorsque nous identifions des obstacles à l’apprentissage organisationnel. Si nous savons quels obstacles peuvent entraver nos efforts, nous pouvons apprendre à les surmonter.

7 Obstacles à l’apprentissage organisationnel

#1 – Résistance des salariés au changement

La résistance au changement est un obstacle courant dans l’apprentissage organisationnel. Les employés qui travaillent depuis longtemps pour l’entreprise et qui ont développé des habitudes tenaces ne veulent souvent pas apprendre de nouveaux processus.

Mais nous ne constatons pas cette résistance au changement seulement chez les employés les plus anciens. Non, ce type de mentalité peut se manifester chez toute personne qui ne souhaite pas renoncer au confort qu’offrent les processus et les systèmes familiers.

Mais pour qu’une organisation puisse progresser, il est essentiel qu’elle soit continuellement en mutation. Les processus internes, les connaissances et l’utilisation de la technologie doivent évoluer avec l’entreprise lorsqu’elle s’adapte à des marchés dynamiques.Pour éviter le développement de toute résistance au changement, expliquez à vos employés pourquoi le changement est nécessaire et en quoi il leur sera profitable. Soyez créatif et essayez de comprendre ce qui les agace.

Essayez ces exercices de gestion du changement qui aident à créer un environnement rassurant dans lequel il sera possible de discuter de la résistance et de la peur du changement. Appliquer une seule et même méthode à toutes les situations est une approche trop limitante. En effet, les gestionnaires et les professionnels de l’apprentissage et du développement ont besoin d’une large gamme d’outils pour encourager l’apprentissage organisationnel. 

#2 – Ignorer les problèmes qui sont évidents

De quel problème parlons-nous ? Celui des aspects désagréables de l’apprentissage organisationnel. Ces sujets sensibles varient en fonction du changement que vous voulez opérer, mais il peut s’agir d’introduire un nouveau processus, d’éliminer une plate-forme à laquelle votre équipe est habituée, ou de perturber un workflow.

Il est important de parler dès le début des pièges et des défis que vos employés peuvent rencontrer. Ignorer ces préoccupations ne fera qu’éroder leur confiance et pourrait engendrer une plus grande résistance aux changements que vous proposez.  Il faut être transparent et communiquer clairement pour faciliter la mise en place de changements et de nouvelles exigences en matière d’apprentissage.

Une fois les obstacles à l’apprentissage organisationnel identifiés, vous pourrez trouver une solution. Mais, si vous les ignorez, ces problèmes s’envenimeront et s’aggraveront.

#3 – Le manque de formation au leadership

Le développement du leadership est capital dans l’apprentissage organisationnel.

Il faut enseigner et encourager l’acquisition des compétences de communication, de gestion du changement et de soutien qui sont essentielles à l’apprentissage organisationnel.

Si les formations en matière de leadership ne sont pas adéquates, les équipes seront mal gérées et désordonnées pendant les périodes de changement. Si un superviseur ou un responsable ne s’engage pas dans un nouveau processus ou dans une nouvelle formation qu’il est censé diriger, il est fort probable que les employés s’en désintéresseront. Un apprentissage organisationnel qui n’est pas priorisé par le sommet et la base de la hiérarchie est voué à l’échec, ce qui sapera l’organisation dans son ensemble.

D’un autre côté, si les dirigeants savent guider les efforts d’apprentissage dans l’entreprise, le moral et la confiance de leurs équipes augmentent.

La formation et le développement continus sont la clé qui permettra à vos cadres de guider efficacement les efforts de changement et d’apprentissage.

#4 – Ne pas prendre en compte les succès de l’équipe

Parfois, il est difficile de voir en quoi les programmes d’apprentissage organisationnel servent aussi les objectifs personnels d’un individu.

L’employé doit souvent consacrer une partie de son temps de travail et de ses efforts à l’apprentissage plutôt qu’à ses tâches quotidiennes. Lorsqu’une organisation priorise l’apprentissage, mais que de son côté l’employé ne le fait pas, il devient difficile d’encourager l’engagement.

Si votre employé se concentre sur ses succès personnels, alors construisez l’apprentissage organisationnel autour de son développement personnel. Enseigner des compétences qui vont au-delà de la simple description de son poste peut jouer un rôle de catalyseur pour le développement de sa carrière.

La réussite individuelle conduit donc à la réussite du groupe. Les gestionnaires devraient également mettre l’accent sur les succès de l’équipe par le biais de renforcements positifs.

#5 – Le manque de motivation pour se développer

D’après une enquête de Deloitte intitulée Global Human Capital Trends, menée en 2019, l’apprentissage et le développement sont les principaux défis des managers.

L’excuse du « ceci ne figure pas dans ma description de poste » est l’un des obstacles les plus difficiles à surmonter pour l’apprentissage organisationnel. Les conséquences sont les mêmes que lorsque les employés résistent au changement : si la croissance de l’entreprise ne les intéresse pas, les employés ne chercheront pas à profiter des opportunités qui leur sont offertes.

Tous les programmes d’apprentissage organisationnel ne seront pas obligatoires, même s’ils peuvent encore apporter une valeur ajoutée à un employé. Ainsi, la participation de l’employé dépend de sa motivation personnelle à apprendre et à se développer.

Pour surmonter cet obstacle, essayez de motiver vos employés en leur expliquant les avantages que représente cet apprentissage. Vous pouvez également envisager de mettre en place un système pour récompenser les employés au fur et à mesure de leurs progrès.

#6 – Se focaliser sur le court terme

Dans le monde des affaires, lorsqu’il faut résoudre des problèmes à court terme, il est souvent facile de se concentrer sur les manques sans prendre en considération l’ensemble de la situation. Si le travail d’un employé n’est pas centré sur la vision à long terme de l’entreprise, il peut se focaliser sur des objectifs à court terme qui n’incluent pas l’acquisition de nouvelles compétences qui seraient pourtant bénéfiques à long terme.

Pour résoudre ce problème, encouragez vos salariés et les cadres à consacrer une partie de leur temps à des objectifs à long terme et offrez-leur des possibilités d’apprentissage.

# 7 – La complexité

Dans le monde hyper-connecté et en pleine effervescence dans lequel nous vivons, la complexité peut accabler l’employé. Sur un lieu de travail axé sur la technologie, nous sommes souvent multitâches et nous utilisons plusieurs systèmes ou plates-formes.

Imaginez l’expérience que représente l’apprentissage d’un nouveau logiciel. Un employé peut suivre un séminaire en ligne, recevoir un lien vers une base de données en ligne et un identifiant pour utiliser le système. Mais même avec toutes ces informations, au moment d’utiliser ces nouvelles compétences, les employés peuvent avoir à jongler avec trois onglets ou plus, et à passer de l’un à l’autre sans arrêt, pour accomplir un tâche. C’est complexe !

Pour surmonter cet obstacle à l’apprentissage organisationnel, simplifiez vos programmes et votre matériel de formation afin de ne fournir que les informations dont l’employé a besoin, dans le format le plus simple possible. Ceci leur permettra d’absorber l’information et de l’utiliser plus rapidement.

L’apprentissage organisationnel à distance

Le monde change rapidement depuis le début de la crise de la COVID-19. Il faudra un certain temps avant que les entreprises ne reprennent leurs activités normalement. Il est fort probable que certains continueront à travailler depuis chez eux et que les bureaux ne recommenceront à accueillir leurs employés que progressivement.

L’apprentissage organisationnel peut se poursuivre, même si le personnel n’est pas regroupé dans les mêmes locaux. La technologie doit jouer un rôle plus important pour faciliter la formation continue et le développement des employés et pour aider les managers à s’assurer que l’apprentissage est efficace.

La technologie est la clé de l’amélioration de l’apprentissage organisationnel

Selon un rapport de 2019 de LinkedIn qui portait sur l’apprentissage sur le lieu de travail, la technologie est un facteur crucial pour relever les défis quotidiens et constitue un élément stratégique pour combler les lacunes en matière de compétences. De plus en plus, les entreprises investissent dans des formations en ligne plutôt que dans des formations dispensées par un instructeur.

Credit: LinkedIn 2019 Workplace Learning Report

Une plateforme d’adoption numérique (DAP) permet de s’assurer que les employés suivent leur apprentissage organisationnel, et ce où qu’ils se trouvent. Les nouveaux logiciels sont plus faciles à comprendre, car la DAP dispose d’une assistance interne qui guide les utilisateurs à travers les processus et les workflows. En outre, lorsque la DAP est activée, les processus fastidieux peuvent être automatisés, ce qui réduit la frustration des utilisateurs et leur permet de consacrer leur temps à des tâches essentielles ou urgentes.

Les gestionnaires et les administrateurs de la DAP peuvent contrôler la façon dont les employés utilisent les logiciels, qu’ils soient nouveaux ou existants, ce qui peut permettre d’identifier ce qui n’est pas encore maîtrisé. Une fois identifiés, les workflows peuvent être ajustés ou bien il est possible d’offrir un contenu utile pour guider les utilisateurs à travers les processus de travail.
Une plateforme d’adoption numérique est un outil qui favorise l’apprentissage organisationnel et qui peut être utilisé par les employés et les gestionnaires, n’importe quand et n’importe où. 

La formation du personnel offre des avantages considérables tant aux employés et qu’aux employeurs, et un modèle de manuel de formation des employés adéquat peut considérablement amplifier ces avantages.

En fait, à mesure que l’ère numérique progresse, il devient de plus en plus important que les employés soient correctement formés, non seulement pour maintenir leur productivité, mais également pour assurer la continuité des activités de l’entreprise.

Selon de multiples enquêtes menées par PwC, entre autres, l’absence de compétences numériques est une préoccupation majeure, car elle fait obstacle à l’innovation, a un impact négatif sur l’expérience client et peut causer des problèmes qui empêchent les entreprises de réaliser leurs objectifs de croissance. Le Forum Economique Mondial signale même qu’au moins 133 millions de nouveaux emplois vont être créés pour combler ce déficit de compétences toujours croissant.

Bien que la majorité des responsables du recrutement estiment que les efforts de développement du personnel sont la clé pour mieux gérer des changements qui peuvent perturber leur groupe, la plupart des entreprises s’adaptent lentement.

Les conséquences peuvent être catastrophiques : pénurie des talents, augmentation des coûts du personnel et pertes sur le marché. Les efforts de formation et de développement des employés sont d’une importance capitale pour minimiser ces risques. 

Étant donné le rôle de plus en plus important que la formation joue dans l’avenir du monde du travail, les responsables de formations et les professionnels des ressources humaines doivent tout faire pour que leurs efforts pour former le personnel soient couronnés de succès.

Dans ce guide, nous allons étudier les principaux avantages de la formation des employés, et nous allons expliquer comment créer un modèle de manuel de formation des employés adapté à l’ère numérique.

Pourquoi une formation efficace des employés est si importante ?

La culture et les compétences numériques étant essentielles dans le monde du travail numérique d’aujourd’hui, la formation des employés est devenue une nécessité pour de nombreuses entreprises. Ainsi, avec l’évolution constante du lieu de travail et l’augmentation des besoins en formation, il est plus important que jamais de créer un programme qui fonctionne dans l’environnement de travail moderne.

Avec les bons outils, une bonne stratégie et sa bonne exécution, les responsables de la formation et les professionnels des R.H. peuvent concevoir des programmes qui offrent un certain nombre d’avantages, tant pour les employés que pour l’organisation. 

Voici quelques-unes des principales raisons pour lesquelles il est important de développer un programme de formation solide et moderne :

Une amélioration des compétences, de la productivité et des performances des employés

La culture et les compétences numériques sont essentielles pour optimiser la productivité des employés sur l’espace de travail actuel. Mais pour rester compétents et productifs, les employés doivent apprendre en permanence, et ce sont souvent les organisations qui doivent dispenser les formations dont ils ont besoin.

Une partie de la formation et de l’éducation peut et doit être acquise en dehors du lieu de travail. Cependant, comme la plupart des entreprises disposent de leurs propres ressources technologiques et de leur propre workflow, elles doivent souvent s’assurer elles-mêmes que leurs employés possèdent les compétences adéquates.

Lorsque la formation est correctement mise en place, il est possible d’atténuer beaucoup des risques mentionnés ci-dessus, et de s’assurer que les employés disposent des connaissances nécessaires pour rester compétents et productifs.

En d’autres termes, avec le bon programme de formation du personnel, l’employeur peut être certain que les employés donneront le meilleur d’eux-mêmes, ce qui permettra à l’entreprise d’atteindre ses propres objectifs de performance.

Une meilleure fidélisation des employés

Intégration et formation du personnel sont étroitement liées, et toutes deux peuvent permettre d’améliorer la rétention et la fidélité des employés.

Il y a plusieurs raisons à cela. Par exemple, si leur intégration dans l’entreprise s’est bien passée, les employés ont une meilleure image de la compagnie. Les premières impressions perdurent et ont une forte influence sur leur volonté de rester dans l’entreprise ou de la quitter. Selon M. Gallup, des programmes d’intégration bien gérés sont essentiels pour réduire le taux de démission du personnel et façonner la future carrière des employés au sein d’une entreprise. 

La formation, qui doit commencer dès l’intégration des employés, doit également fournir les compétences qui leur permettront de réussir leur carrière dans l’entreprise. Une formation inadéquate provoquera de la frustration, donnera aux employés l’impression qu’ils sont incompétents et sapera leur moral.

Pour résumer, plus l’expérience d’intégration et de formation des salariés est bonne, mieux l’entreprise les accueille et les soutient dans leur carrière, et plus ils ont de chances de rester dans l’entreprise à long terme. Compte tenu des coûts élevés des recrutements, des formations et des remplacements, il est évident que bien intégrer et bien former des employés profitent à l’entreprise.

Une meilleure expérience pour les employés

L’expérience de l’employé désigne l’ensemble des interactions qu’un employé a avec son employeur. 

La formation est l’un des éléments qui affectent cette expérience : avec de meilleures compétences, les employés travaillent mieux et plus efficacement, la frustration liée à l’utilisation de logiciels diminue et tout ceci contribue à créer une culture de l’apprentissage. 

De nombreuses compagnies commencent à réaliser l’impact que l’expérience de leurs employés peut avoir sur leur moral, leur motivation et leur engagement au sein du groupe, entre autres choses.

Les avis divergent sur la méthode à utiliser pour modéliser l’expérience des employés. Gallup utilise la définition mentionnée ci-dessus, et divise le parcours de l’employé en sept étapes, chacune pouvant être optimisée et améliorée. D’autres considèrent que l’expérience de l’employé est compliquée et que nous avons encore besoin de temps pour mener des recherches et comprendre ce concept.

Quelle que soit l’approche, il est évident que l’expérience des employés dans une entreprise a une incidence sur leur rendement, leur productivité, leur perception d’une marque, etc.

Une amélioration des performances de l’entreprise

Comme le révèlent les enquêtes menées par PwC auprès de certains PDG, des employés bien formés sont la garantie pour une organisation de pouvoir atteindre ses objectifs de performance et d’améliorer son caractère innovateur.

De tous les avantages mentionnés ici, c’est peut-être le plus important. Après tout, tous les autres avantages que nous avons mentionnés dépendent de la rentabilité de l’entreprise.

Le rendement organisationnel dépend directement des performances des employés, et les employés ne peuvent être performants que s’ils possèdent les bonnes compétences. Une formation adéquate permet aux travailleurs de rester productifs et favorise l’innovation (entre autres), ce qui est capital pour maintenir un rendement organisationnel positif.

Pourquoi créer un modèle de formation?

Jusqu’ici, nous avons exposé certaines des raisons pour lesquelles la formation des employés est si importante pour une entreprise moderne. Mais pourquoi est-il nécessaire de créer un modèle de manuel de formation des employés ? 

Pour normaliser les processus, sans pour autant sacrifier la personnalisation. Comme nous le verrons plus tard, la normalisation peut être une arme à double tranchant quand il s’agit de former des employés. La normalisation permet aux  entreprises de maintenir les mêmes niveaux de connaissances et les mêmes aptitudes dans toute l’organisation. Cependant, une formation trop générale peut ennuyer les employés ou leur fournir des informations qui ne leur profiteront pas. Mais lorsque les modèles de manuels de formation abordent les deux aspects du problème, les entreprises peuvent répondre à leur besoin, tout en s’assurant que le contenu de la formation soit pertinent et attrayant pour les employés.

Adapter les workflows pour les responsables de la formation, le personnel des RH et les chefs de service. Si l’on choisit un modèle de manuel de formation des employés, c’est principalement  parce que ceci facilite le travail. A chaque fois que les responsables de formation et que le personnel des RH créent de nouveaux programmes de formation, ils doivent répéter un certain nombre d’actions. Les modèles prennent en charge tous ces processus qui se répètent, de sorte que les responsables peuvent simplement adapter le modèle aux besoins d’un individu, puis cocher les cases appropriées au fur et à mesure de la formation.

Minimiser les erreurs. Les modèles permettent de réduire le taux d’erreurs, ce qui est particulièrement important puisqu’elles peuvent causer des problèmes majeurs. Si les responsables de la formation ne suivent pas une liste ou un modèle, ils peuvent oublier des tâches importantes. Puisque certaines erreurs peuvent coûter cher à l’entreprise, et comme les modèles permettent d’économiser du temps et de l’énergie – un bon modèle peut être profitable pour de nombreuses raisons.

Faciliter l’information et le suivi des efforts de formation. Informer permet de s’assurer que toutes les parties sont sur la même longueur d’onde. Les manuels de formation peuvent aider les employés à comprendre ce que l’on attend d’eux en termes d’apprentissage et de performances. Au fil du temps, ces documents peuvent être affinés et améliorés, c’est pourquoi ils sont également utiles pour contrôler et améliorer les efforts de formation à long terme. En d’autres termes, les responsables de la formation peuvent utiliser ces documents comprendre les forces et les faiblesses des efforts des formations précédentes.

Concevoir un modèle de manuel de formation des employés est un excellent moyen pour simplifier les efforts de formation et, surtout, il est relativement facile d’en élaborer un.

Un modèle de manuel de formation des employés en quatre étapes

L’intégration et la formation des nouveaux employés pourraient-elles être aussi simples que de cocher des cases ?

Malheureusement pour les professionnels travaillant pour les ressources humaines et les responsables des recrutements, la réponse est non. Cependant, un modèle de manuel de formation des employés peut considérablement simplifier l’ensemble du processus et le rendre plus efficace.

L’uniformisation des principales composantes de l’accueil des nouveaux employés augmente leur efficacité et crée une structure qui profite autant aux managers qu’aux employés. Un modèle de formation permet de s’assurer que certains critères de l’intégration sont remplis tout en laissant suffisamment de place pour personnaliser la formation afin de répondre aux besoins spécifiques du nouvel employé.

Un modèle de manuel de formation des employés doit comprendre les quatre éléments suivants:

1. Des objectifs de formation clairement définis

Clarifier les principaux objectifs d’un nouvel arrivant est la première étape du processus d’intégration, et elle est essentielle. Une fois ces objectifs clairement définis, l’employé et le responsable comprendront ce qu’ils doivent accomplir à chaque étape du programme de formation.

Une fois les objectifs fixés, il faut les décomposer en plus petites actions.

Par exemple, si l’objectif est de former l’employé pour qu’il maîtrise parfaitement un nouveau logiciel, le responsable et l’employé doivent garder à l’esprit qu’il faut suivre une courbe d’apprentissage. Mesurer les compétences globales une seule fois et à la fin de la formation n’est pas forcément la meilleure façon d’évaluer les progrès d’un nouvel employé. Mais si la formation est décomposée en plusieurs étapes et ponctuée d’évaluations, l’examen est plus précis et l’apprentissage est mieux ciblé.

2. Etablir un calendrier et des étapes

Pour chaque objectif, franchir des étapes permet aux nouveaux employés de mieux comprendre le but de la formation qu’ils suivent. Toutes ces occasions de célébrer des succès motivent également les employés et les incitent à apprendre.

Les étapes peuvent être de simples des dates buttoirs, des projets ou d’autres types de missions. Ils doivent répondre à l’objectif général et être fixés selon un calendrier réaliste du modèle de manuel de formation des employés.

Prenons l’exemple d’une formation qui vise à enseigner à un employé comment utiliser une technologie nouvelle. La première étape pourrait consister à discuter de cette technologie avec un autre employé ou un responsable. L’étape suivante pourrait être un quiz. Les étapes peuvent consister en n’importe quelle activité qui favorise la mémorisation des données par l’employé, qui démontre des connaissances, ou vise à le préparer pour le sujet suivant.

Lorsque vous concevez un calendrier de formation, gardez à l’esprit que chaque employé travaille à un rythme différent. Veillez à prévoir une certaine souplesse dans le modèle de manuel de formation afin de tenir compte des différences de connaissances préexistantes et des différents rythmes d’apprentissage. Certains employés peuvent être capables de survoler une section tandis que d’autres doivent passer plus de temps à la réviser. Prévoyez une certaine souplesse pour répondre aux besoins de chaque employé.

3. Les retours d’expérience

Tous les employés ont besoin d’une formation, quel que soit leur rôle ou leur statut. Comme la formation concerne tout le monde dans l’organisation, il est important de toujours s’efforcer de l’améliorer. C’est pourquoi les retours d’expérience honnêtes et les suggestions pour rendre la formation plus efficace sont inestimables. Les performances des employés dépendent fortement de la direction qu’ils reçoivent.

Demander un retour d’expérience à la fin de la formation peut permettre d’améliorer votre approche d’une formation future, mais ceci n’aide en rien la personne que vous êtes en train d’intégrer dans l’entreprise. En recueillant des remarques franches et honnêtes au cours du processus d’intégration, vous pouvez modifier votre approche en temps quasi réel, et vous pouvez vous assurer que la formation sera bénéfique et productive.

4. Renforcements et possibilités de formation continue

Grâce à un modèle de manuel de formation des employés soigneusement planifié, vos nouvelles recrues suivront une formation sans heurts. Toutefois, il leur sera difficile de retenir tout ce qu’ils apprennent et d’assimiler toutes ces nouvelles connaissances sans un renforcement adéquat.

Une fois que les employés auront atteint les objectifs décrits dans le modèle de formation, ils auront besoin de passer des examens, de répondre à des quiz ou à d’autres activités de renforcement qui les aideront à imprimer toutes ces nouvelles connaissances dans leur mémoire. Certains logiciels soigneusement choisis et une solution d’adoption numérique adéquate peuvent leur apporter une aide précieuse.

Les armes pour réussir

Bien entendu, les employés ont toujours plus à apprendre que ce qui avait été prévu au moment de leur intégration. Encouragez-les à discuter ouvertement de leurs objectifs individuels, et veillez à ce que la technologie dont ils disposent soit un soutien et non un fardeau.

SI les employés commencent avec les bons outils, ils sont déjà sur la bonne voie pour réussir. Une plate-forme d’adoption numérique est un outil très utile pour contrôler la manière dont les employés utilisent des logiciels et s’ils les ont adoptés. Elle peut également indiquer le niveau de formation des employés. En élaborant un modèle de manuel de formation des employés prévoyant et organisé, vous donnez aux employés les moyens de devenir des apprenants à long terme, et vous les assistez dans leur réussite, ce qui est plus important que jamais avec la numérisation du monde du travail actuel.

Une formation efficace pour les travailleurs à distance

Lors de la crise COVID-19 de 2020, le travail à distance est devenu une nécessité pour de nombreuses entreprises. Les employés qui n’avaient jamais travaillé à domicile auparavant ont alors été obligés de travailler à distance à temps plein. Cette transition s’est avérée difficile pour beaucoup, notamment en matière de formation.

Compte tenu des avantages du travail à domicile, tant en termes d’amélioration de la productivité que de l’atténuation des risques, il est clair que les entreprises doivent trouver des moyens d’intégrer et de former leurs employés à distance.

Lors de la conception d’un modèle de manuel de formation à distance, il est important de se concentrer sur certains éléments clés :

Les formations en ligne

Les employés qui travaillent à domicile ne pourront pas facilement communiquer avec leurs collègues ou avec le personnel informatique qui les assiste habituellement dans l’utilisation de certains logiciels. Bien que le personnel d’assistance technique de garde puisse fournir une assistance, il ne peut pas assurer la formation pratique.

Il est important de procurer aux employés des méthodes de formation qui leur permettent de s’auto-éduquer, comme par exemple :

• Des plates-formes d’adoption numérique (DAP)
• Des supports de connaissances, des forums et des contenus en ligne
• Des contenus vidéo

La formation doit être aussi conviviale et simple que possible, comme toute bonne conception centrée sur l’utilisateur, et les programmes de formation doivent requérir un minimum d’effort mental de la part des employés et rester discrets.

C’est pourquoi les solutions de formation comme la DAP de WalkMe, sont d’excellentes plateformes qui peuvent être exploitées dans n’importe quel environnement professionnel,  qu’il soit virtuel ou physique.

Cultiver une culture de la résilience

Les outils de formation tels que les plates-formes d’adoption numérique sont essentiels pour favoriser l’autonomie des travailleurs. Ce point est particulièrement important pour les équipes virtuelles qui doivent apprendre à fonctionner avec moins de visibilité que les équipes sur site. 

Lorsque vous concevez un modèle de manuel de formation des employés, donnez une place centrale à la formation en libre-service et à l’apprentissage contextuel.

De plus, lorsque vous créez votre modèle de formation, faites en sorte que les employés n’aient pas seulement à suivre la formation, mais qu’ils aient également à faire la preuve de leurs capacités. Le simple fait de suivre un cours ne suffit pas et ne prouve pas que les employés aient retenu ce qu’ils devaient apprendre.

Pour ce faire, vous pouvez utiliser plusieurs méthodes. Par exemple, vous pouvez mettre en place des tests ou utiliser des logiciels de formation interactifs qui permettent aux employés de prouver qu’ils ont atteint un certain niveau de compétence.

Former les employés à l’espace de travail numérique

Les innovations en matière de technologie numérique perturbent l’environnement de travail moderne, et poussent beaucoup d’entreprises à faire la transition vers le numérique. Les groupes qui ne parviennent pas à se moderniser peuvent prendre du retard par rapport à leurs concurrents qui, eux, vont de l’avant. 

Pour aider le personnel à rester moderne, compétitif et pour                           l’encourager à se tourner vers le numérique, les organisations doivent proposer des formations centrées sur:

• La maîtrise des outils individuels.
• Des workflows qui couvrent plusieurs plates-formes.
• L’indépendance, le travail à distance et l’espace de travail virtuel.
• La culture numérique en général

Pour résumer, l’habilitation numérique doit être la priorité lors de l’intégration et de la formation des nouveaux employés. En d’autres termes, la formation doit permettre aux employés d’évoluer et de réussir dans un milieu professionnel axé sur la technologie à l’ère du numérique.

Les meilleures méthodes pour former des employés à l’ère du numérique

Un modèle de manuel de formation des employés permet de rationaliser les workflows et d’optimiser les résultats des efforts en termes de formation du personnel. Toutefois, dans le paysage numérique actuel, et avec les multiples mutations qui l’accompagnent, de nombreuses entreprises doivent repenser et réinventer leurs efforts de formation.

Voici des méthodes éprouvées, ainsi que des principes et des conseils qui peuvent s’avérer utiles pour créer des modèles de formation pertinents, modernes, et avant tout numériques:

Fixer des objectifs clairs et mesurables

Pour évaluer l’efficacité des efforts déployés pour former le personnel, il est important de fixer des objectifs clairs, puis de les relier à des objectifs organisationnels pertinents, tels que des objectifs de performance.

Si, par exemple, une entreprise souhaite améliorer la productivité de son équipe de vente, elle peut créer un programme de formation Salesforce, puis évaluer l’efficacité de ce programme en fonction des performances du personnel de vente.

Se fixer des objectifs mesurables, puis les comparer à de meilleures performances, permet de se faire une idée précise de l’efficacité réelle des efforts mis en place pour former les employés, et permet d’évaluer le retour sur investissement qu’ils génèrent. Grâce à ces données, il sera possible d’organiser les modèles de formation et leur contenu autour d’un ensemble d’objectifs.

Les éléments à mesurer pour évaluer l’efficacité d’une approche de formation peuvent être :

• La productivité des employés
• Le ressenti des employés
• La durée nécessaire pour acquérir des compétences
• L’utilisation des logiciels

Une évaluation complète permettra de se faire un aperçu tout aussi complet de la situation, et de déterminer sur quels secteurs la formation a un impact. Les avantages mentionnés ci-dessus, comme la productivité et la fidélisation des employés sont des données qui valent la peine d’être mesurées.

Contrôler en permanence les efforts de formation et les modifier si nécessaire

Les programmes de formation, tout comme les autres processus d’entreprise, doivent être continuellement contrôlés et ajustés pour s’assurer qu’ils fonctionnent comme prévu. Il est important de fixer des buts et des objectifs clairs, mais il faut aller encore plus loin. 

Faites en sorte que les programmes restent à la fois flexibles et pertinents en :

• en reliant les ICP aux objectifs du programme de formation
• en contrôlant régulièrement les indicateurs de performance 
• en effectuant des ajustements sur la base de ces informations

En s’appuyant sur une approche flexible et en se basant sur ces données, les managers pourront rester objectifs et faire en sorte que le programme reste pertinent et rentable. En d’autres termes, les managers devraient moins se concentrer sur les processus statiques, et ils devraient s’adapter aux conditions et aux données issues du monde réel.

Offrir une expérience de formation simplifiée et sur mesure

Comme mentionné ci-dessus, le ressenti de l’employé peut avoir un impact très important sur l’espace professionnel. Des expériences positives ont un effet positif sur la culture organisationnelle, la productivité des employés, etc. Les expériences négatives peuvent, entre autres, faire augmenter le taux de rotation du personnel et nuire à l’image de marque de l’employeur et à la satisfaction des employés.

Quelle est la meilleure stratégie à adopter pour améliorer l’expérience des employés ?

Dans les espaces de travail numériques actuels, la simplicité est primordiale, et ce pour plusieurs raisons :

• Inonder les employés d’outils numériques peut les ralentir et compliquer leur apprentissage des nouveaux workflows.
• La complexité des environnements de travail d’aujourd’hui peut facilement provoquer une surcharge d’informations.
• La surcharge d’informations peut générer de la frustration et avoir des effets négatifs.

Les méthodes de formation traditionnelles, comme les sessions en classe et les séminaires, ne fonctionnent tout simplement pas dans un environnement d’entreprise.

Tout d’abord, des séminaires sont censés apporter des connaissances approfondies, dont une grande partie est abstraite ou théorique, et non pratique. D’autre part, l’espace de travail numérique évolue beaucoup trop rapidement pour que ces méthodes de formation restent pertinentes.

Dans le cadre d’une entreprise, ce sont les compétences pratiques qui comptent, et non la théorie. Bien que ces approches pédagogiques aient toujours leur place, les entreprises doivent privilégier la simplicité et la pertinence.

La meilleure façon d’y parvenir est de se focaliser sur les workflows que les employés ont besoin de connaître, et seulement au moment où ils en ont l’usage, par le biais d’une formation offerte aux membres du personnel au moment adéquat.

Utiliser les bons outils numériques pour la formation

Les plates-formes d’adoption numérique (DAP), comme la plate-forme WalkMe, offrent des solutions de formation idéales pour une entreprise moderne. 

La DAP WalkMe, qui consiste en une interface utilisateur, propose des logiciels walkthrough et des services de formation directement inclus dans l’application ciblée. Cette approche de la formation convient très bien à l’espace de travail numérique d’aujourd’hui, car elle permet aux utilisateurs de se former seuls tout en bénéficiant de conseils personnalisés dès qu’ils en ont besoin.

L’utilisation de WalkMe pour la formation des employés peut aider à :

• Réduire les temps de formation.
• Minimiser le sentiment de frustration des employés.
• Simplifier et rationaliser l’intégration.
• Diminuer les coûts de l’assistance technique.
• Favoriser une culture de l’autonomie.
• Former les employés qui travaillent à domicile.

À l’ère du numérique, alors l’employé moderne doit constamment acquérir de nouvelles connaissances, la solution offerte par WalkMe est très pertinente. La plate-forme WalkMe, utilisée en conjonction avec une stratégie d’adoption numérique solide, est un excellent moyen de maximiser le retour sur investissement des logiciels, ainsi que la productivité des employés.

Une DAP peut également faciliter la conception d’un modèle de manuel de formation des employés, puisque les formateurs n’ont pas besoin de consacrer beaucoup de temps à la personnalisation de ces programmes.

Au contraire, les formateurs peuvent tout simplement élaborer des modèles de formation basés sur des logiciels walkthroughs.

Concevoir un modèle efficace

Comme nous l’avons expliqué, des programmes de formation bien structurés peuvent engendrer des gains de productivité importants. Mais un certain nombre d’obstacles courants peuvent compromettre cette réussite. Nous examinerons ci-dessous certaines de ces entraves puisqu’il est impératif de s’attaquer à ces éléments lors de l’élaboration des programmes de formation et des modèles de manuels.

L’excès d’informations

Une plateforme SaaS au niveau de l’entreprise est déjà assez complexe à elle seule. Se former aux plateformes CRM, HCM ou ERP peut être chronophage et demander beaucoup d’efforts aux employés. Mais la situation devient plus difficile encore lorsque les employés doivent utiliser plusieurs logiciels dans une même journée de travail.

Cette complexité peut rapidement entraîner une surcharge d’informations, notamment au moment de l’intégration de nouveaux employés ou de la mise en place de nouveaux logiciels. 

Cette surcharge d’informations peut frustrer les utilisateurs, et ceci constitue le plus grand obstacle à l’apprentissage de logiciels.

Beaucoup des conseils et des stratégies évoqués ici peuvent être utilisés pour simplifier les efforts de formation, comme par exemple l’utilisation de DAP ou le fait de se concentrer sur les workflows auxquels les employés ont besoin d’être formés.

Quelle que soit la tactique utilisée pour lutter contre la surcharge d’informations, pour trouver une solution, il faut tout d’abord comprendre que c’est la complexité qui pose problème puisqu’elle peut entraîner une surcharge d’informations et une surcharge cognitive.

Trouver un équilibre entre standardisation et personnalisation

Personnaliser les formations, comme nous l’avons déjà expliqué, peut améliorer l’engagement et la performance des employés puisque le contenu sera plus pertinent.

En revanche, si ces formations ne sont pas uniformisées, les niveaux de compétences des employés peuvent être aléatoires. Bien que la plupart des managers pèchent par excès dans ce domaine, cette approche peut finir par rendre le contenu moins pertinent au niveau individuel. L’engagement et la productivité des employés baissent donc.

Cependant, s’ils utilisent un modèle de manuel de formation, les responsables de formation peuvent fournir des informations plus personnalisées et plus pertinentes, tout en veillant à ce que les attentes générales de l’entreprise soient respectées.

Tout le monde n’apprend pas de la même façon

Tout le monde a ses préférences lorsqu’il s’agit d’apprentissage.

Certains préfèrent écouter des fichiers audio, d’autres préfèrent lire et d’autres encore préfèrent apprendre en pratiquant. Dans l’idéal, les entreprises devraient proposer leurs formations dans plusieurs formats différents, mais, pour des raisons de temps et de budget, ce n’est pas toujours possible. En outre, les entreprises n’étant des établissements scolaires, elles doivent faire autant d’économies que possible dans ce domaine.

Lorsqu’il est impossible d’élaborer et de dispenser une formation dans plusieurs formats, il est préférable d’opter pour apprentissage par la pratique.

Exécuter une activité ou un processus permet d’être actif, et de comprendre et retenir plus facilement des informations. Une formation pratique, telle que la formation à des logiciels, est un excellent moyen d’immerger les employés dans l’objet de leur étude, afin qu’ils puissent apprendre et s’exercer en même temps.

Adopter de nouveaux logiciels

La transformation numérique affecte les entreprises dans le monde entier et, bien souvent, c’est l’adoption du numérique qui motive ce type de transformation. 

Bien que les nouveaux produits et services promettent aux entreprises de nombreux avantages, celles-ci n’utilisent souvent pas toutes leurs possibilités et ne maximisent pas leurs investissements. Dans certains cas, ceci est causé par des problèmes techniques, des erreurs de calcul ou autres.

Mais dans de nombreux cas, le problème provient d’une formation inadéquate, de la réticence des employés, ou encore de ces deux éléments combinés. Les responsables sous-estiment trop souvent les défis que pose l’adoption de nouveaux logiciels, et ils ne parviennent pas à élaborer des plans de formation complets.

Ils peuvent contourner ces risques en mettant au point une stratégie d’adoption numérique et un modèle de manuel de formation qu’ils pourront utiliser à chaque fois qu’il faudra intégrer de nouveaux logiciels. 

Manque d’engagement

La surcharge d’informations, comme mentionné ci-dessus, peut rapidement faire baisser l’engagement des employés. Cependant, si les responsables de la formation ne sont pas attentifs, alors leurs propres efforts de formation peuvent causer les mêmes problèmes.

Différents éléments peuvent faire chuter le niveau d’engagement :

• Des supports de formation ennuyeux.
• Un contenu de formation qui n’est pas pertinent pour un employé.
• Des cours ou du matériel trop long à réviser.
• Des interfaces de formation difficiles à utiliser.

La formation doit être une solution, et non un problème. Pour éviter qu’elle ne devienne un problème, il faut simplifier l’expérience des logiciels, la personnaliser et se concentrer uniquement sur les compétences pratiques. Par ailleurs, les responsables de formation qui veulent maximiser les efforts qu’ils ont faits pour concevoir ces cours peuvent utiliser des logiciels d’analyse pour déterminer les besoins des employés en termes de formation.

Bien entendu, les employés ont toujours plus à apprendre que ce qui avait été prévu au départ. Encouragez-les à discuter ouvertement de leurs objectifs individuels, et assurez-vous que la technologie soit un avantage pour eux, et non un fardeau.