Votre nouveau logiciel vous promet de grandes choses — augmenter la productivité, libérer l’innovation et… perturber complètement le flux de travail de vos collaborateurs.
Sans un plan d’action global, les difficultés liées à l’implémentation d’un logiciel peuvent faire complètement dérailler votre stratégie de transformation et étouffer la productivité des employés.
Comment faciliter l’implémentation d’un logiciel?
Une implémentation réussie commence par un plan d’action clairement défini. Cela englobe la compréhension de ce que le logiciel peut réellement offrir, la préparation adéquate de votre équipe projet, l’anticipation des besoins des employés, etc.
Plus vous serez préparé, moins vous serez exposé aux risques généralement associés à l’implémentation de nouveaux logiciels.
Nous allons présenter ici certains des principales difficultés que pose l’introduction d’un logiciel et comment les éviter.
1. Des attentes mal alignées
Votre équipe projet sera constituée de divers intervenants internes, tels que des chefs de projet, des chefs d’équipe, des chefs de produit, des experts en adoption numérique et d’autres types d’experts. L’équipe projet travaillera en étroite collaboration avec le fournisseur du logiciel, notamment les développeurs, les concepteurs et les responsables de satisfaction client.
Le fournisseur du logiciel doit faire preuve de transparence et d’honnêteté sur ce qu’il peut réellement vous apporter tout au long du processus d’implémentation. Par exemple, si vous attendez une grande disponibilité de sa part et que vous recevez un niveau de service inférieur, il pourrait y avoir conflit. Si vous aviez l’impression que le logiciel possédait le potentiel que vous recherchiez, mais que ce n’est pas le cas, cela pourrait créer des problèmes par la suite.
Pour que vos attentes soient satisfaites pendant la phase d’implémentation, la communication entre votre équipe projet et le fournisseur doit être optimale.
En déterminant des étapes et des livrables durant la phase de planification, la phase d’implémentation sera plus fluide et plus simple à gérer.
2. L’intégrité des données
Dans la plupart des cas, l’introduction de votre logiciel nécessitera la migration des données d’un système existant vers le nouveau. Garantir l’intégrité des données tout au long de ce processus sera d’une importance cruciale, c’est pourquoi vous devez absolument savoir quelles données peuvent ou ne peuvent pas être transférées d’un système à l’autre.
En connaissant le degré d’interopérabilité entre les deux systèmes, vous saurez mieux comment veiller à ce que les données soient sécurisées, qu’aucune donnée ne soit perdue ou omise lors de la migration et que les normes de confidentialité soient respectées.
En ne contrôlant pas étroitement l’intégrité des données pendant la migration, vous risquez de perdre des informations importantes concernant vos clients. Si des informations sont perdues ou altérées lors d’un transfert, les données pourraient être compromises et peu fiables.
Pendant la phase d’implémentation, l’équipe projet doit continuer à vérifier l’intégrité des données, en impliquant éventuellement un tiers dans un rôle d’animateur et pour garantir que toutes les exigences sont respectées.
3. Le manque de préparation de votre équipe projet
L’équipe projet doit être alignée sur les objectifs généraux, les processus et les délais. Chaque membre doit être prêt à représenter les intérêts de son service ou de son équipe et à coopérer pour mettre en œuvre le projet d’implémentation.
Lors de la préparation du déploiement, vous devrez également déterminer le niveau d’assistance sur site que le fournisseur devra garantir au cours des premiers jours et semaines, en fonction de l’échelle du déploiement.
L’une des autres responsabilités de l’équipe projet consiste à mettre en place un cadre pour identifier et résoudre les problèmes courants des utilisateurs. Il peut s’agir de la création de nouveaux canaux de communication entre les utilisateurs et l’équipe projet, où de la mise en place d’une solution analysant l’engagement des utilisateurs et l’achèvement des processus.
Avec ces informations, vous aurez une vision claire et précise des principales difficultés en matière d’utilisabilité et pourrez rapidement mettre en œuvre une solution.
4. Le manque de préparation de vos collaborateurs
Lors de l’implémentation d’un nouveau logiciel, vous pouvez être confronté à une certaine résistance de la part d’employés qui sont satisfaits du système existant et ne veulent pas apprendre de nouveaux processus.
Il est indispensable de bien préparer vos collaborateurs aux changements. Avant l’implémentation, prévoyez du temps pour leur présenter les avantages du nouveau logiciel. Clarifiez pourquoi ce changement est nécessaire pour leur quotidien et en quoi cela améliorera l’efficacité et la qualité de leur travail.
Ainsi, quand ils devront commencer à apprendre à utiliser le nouveau logiciel, ils l’adopteront plutôt que de le rejeter.
5. Le manque d’assistance du fournisseur
En plus d’être contractuellement obligé de superviser l’implémentation, le fournisseur du logiciel doit être considéré comme un partenaire du projet. Son expertise du terrain sera cruciale pour assurer une transition en douceur.
Ouvrir diverses voies de communication peut aider à atténuer le sentiment que le fournisseur disparaît après le déploiement initial. Le représentant de l’assistance client et l’équipe de développement du fournisseur doivent être disponibles pour répondre à des questions spécifiques, fournir une expertise et une assistance si nécessaire, et travailler avec votre service informatique pour résoudre rapidement le moindre problème.
Commencez par établir une bonne relation avec votre représentant de l’assistance à la clientèle. En instaurant une relation cordiale, travailler ensemble pour résoudre les problèmes qui surgissent en cours de route sera beaucoup plus facile et moins stressant.
6. Des outils de formation au logiciel inadaptés
La formation doit être l’une de vos priorités lors de l’introduction d’un nouveau logiciel. Après tout, si le personnel ne sait pas comment utiliser votre outil, quel intérêt y a-t-il à l’avoir ? Les employés doivent non seulement comprendre la valeur potentielle du logiciel, mais aussi comment en tirer profit dans leur quotidien.
Le rôle de l’équipe projet est double. Premièrement, elle doit communiquer la valeur du nouveau logiciel et deuxièmement, élaborer un plan d’intégration efficace. Ce plan doit inclure un système pour informer les employés sur la façon d’effectuer les opérations de base et d’utiliser les fonctionnalités en toute confiance. Il peut s’avérer utile de nommer des « super-utilisateurs » qui se rendent disponibles pour répondre aux questions et aider à résoudre les problèmes.
Une plateforme d’adoption numérique est un moyen qui a fait ses preuves pour familiariser rapidement et facilement de nouveaux utilisateurs avec un logiciel. En guidant les utilisateurs avec des instructions étape par étape au moment où ils en ont besoin, les DAP permettent « d’apprendre en situation ».
Autrement dit, les employés peuvent apprendre à mener des processus inconnus de façon autonome tout en effectuant leur travail. Ainsi, vos collaborateurs ne perdent plus de temps à étudier dans une salle de classe puis à tenter de se rappeler tout ce qu’ils ont appris. Avec une DAP, toutes les informations et ressources nécessaires sont accessibles en permanence.
7. Une baisse de la productivité
Lors de l’implémentation d’un logiciel, il existe un risque élevé de baisse de la productivité. Non seulement cela menace le RSI du nouveau logiciel, mais cela peut également entraîner une baisse de moral chez vos collaborateurs.
Une DAP peut vous permettre d’éviter cette baisse de productivité en réduisant le temps d’acquisition des compétences de vos collaborateurs ou le temps nécessaire pour effectuer les tâches à la vitesse optimale.
Pour ce faire, la DAP fournit un apprentissage en contexte, qui délivre des conseils personnalisés et une assistance en temps réel en fonction des besoins des utilisateurs. Elle évalue automatiquement des facteurs tels que l’expérience, la fonction et le service, ainsi que la tâche qu’un employé cherche à accomplir, afin de l’aider à terminer son travail et à maintenir son niveau de productivité.
Le diable est dans les détails
L’implémentation d’une nouvelle plateforme logicielle est un exercice délicat qui requiert une planification détaillée pour garantir une transition fluide. Si votre planification est efficace, cela signifie que votre équipe est correctement préparée, que le logiciel est conforme aux réglementations en vigueur et que des attentes réalistes ont été définies.
Laissez suffisamment de temps à vos collaborateurs pour qu’ils s’approprient le logiciel et qu’ils se sentent en confiance en l’utilisant. La formation doit être considérée comme un processus continu, avec un guidage détaillé pas à pas le cas échéant, afin de garantir un maximum de continuité dans le travail de vos collaborateurs.
