Keiner mag Veränderungen. Diese sind jedoch eine ständige Realität und alle Unternehmen sind davon betroffen. Zu wissen, wie man Änderungen einleitet, ist entscheidend für den Erfolg, insbesondere in einer sich schnell entwickelnden digitalen Businesswelt.

Unternehmen müssen sich an ihre externe Umgebung anpassen, unabhängig davon, ob der Wandel die Implementierung neuer Technologien, Compliance-Initiativen, Umstrukturierungen oder Prozess-Aktualisierungen erzwingt.

Veränderungen bringen vielfältige Chancen mit sich, daher ist es wichtig, dass Ihr Unternehmen agil genug ist, dieses Potenzial zu erkennen und zu nutzen. Wenn Veränderungen ohne Struktur implementiert werden, können sie, wie in John Kotters bahnbrechender Forschung zu diesem Thema dargelegt, störend wirken.

Der Studie zufolge sind nur 30% der Change Management Programme erfolgreich.

Um Ihr Team erfolgreich vorzubereiten, benötigen Sie einen Change Management Prozess, der Ihnen hilft, eine reibungslose und nahtlose Initiative für den Wandel durchzuführen.

Hier sind 7 Komponenten eines erfolgreichen Change Management Prozesses:

Etablieren Sie eine Vision

Jeder gute Change Management Prozess beginnt mit einer Vision.

Ihre Vision ist die Grundlage für den zukünftigen Erfolg. Hier werden Sie Ihre Absichten klären und ein Verständnis dafür gewinnen, was Sie verbessern wollen.

Sobald Sie Ihre Vision formuliert haben, werden Sie die Ressourcen und Personen erkennen, die den Prozess erleichtern und die Sie in eine neue Richtung führen werden. Dies wird die Grundlage Ihrer Veränderungsstrategie bilden und wird Klarheit und Leichtigkeit für eine erfolgreiche Umsetzung schaffen.

Beziehen Sie Interessenvertreter aktiv ein

Interessenvertreter sind diejenigen, die ein aktives Interesse an der durchzuführenden Veränderung haben.

Es gibt mehrere Ebenen zu berücksichtigen, von denen, die den Veränderungsprozess als Teil ihrer täglichen Routine in Gang setzen, bis hin zu denen, die die Initiativen vorantreiben. Am besten fängt man damit an, das obere Management zu beeinflussen, da es für die Finanzierung des Vorhabens verantwortlich ist und gleichzeitig als Vorkämpfer des Wandels auftritt.

Der Wandel sollte von oben nach unten geführt werden, daher ist es wichtig, dass das Management die Veränderungen unterstützt. Jeder hat andere Erwartungen, aber es muss in der gesamten Firma auf höchster Ebene Unterstützung geben.

Jeder Änderung der Rahmenbedingungen erfordert zwar unterschiedliche Unterstützung, aber die gemeinsamen Faktoren sind immer die Notwendigkeit von Geduld, Zeit und Kommunikation.

Planen Sie den Wandel

Ein kritischer Teil Ihres Change Management Prozesses besteht darin, einen Weg zum Erfolg zu finden. Dies beginnt mit Ehrgeiz, wobei es entscheidend ist, ein Endziel festzulegen.

Der schwierige Teil ist die Ermittlung der Ressourcen, die dafür erforderlich sind, einschließlich der Instrumente und der Finanzierung. Daten können genutzt werden, um Klarheit zu schaffen, mit einer klaren Berichterstattung, die eine bessere Kommunikation auf dem Weg zum Erreichen von Meilensteinen ermöglicht. Dies kann durch einen mehrstufigen Prozess koordiniert werden.

Umreißen Sie Ihr Projekt mit klaren Schritten und setzen Sie messbare Ziele, Anreize und Analysen um. Geduld ist entscheidend. Vermeiden Sie überstürzte, ungeplante „pauschale“ Änderungen, die mehr Schaden als Nutzen anrichten können. Vermeiden Sie Abkürzungen, und stellen Sie einen umfassenden Plan mit realistischen Zielen auf.

Kommunikation

Kommunikation ist der Eckpfeiler jedes erfolgreichen Change Management Prozesses.

Sie ist der goldene Faden, der alles miteinander verbindet – jedes Ziel ist erreichbar, wenn man den richtigen Dialog herstellt. Gute Kommunikation hilft Ihnen, sich durch die Ängste und Frustrationen zu navigieren, die Veränderungen hervorrufen können.

Menschen neigen dazu, das Unbekannte auf natürliche Weise abzulehnen, und Kommunikation kann helfen, diese Barriere zu überwinden.

Transparenz und Zwei-Wege-Kommunikation gibt den Mitarbeitern die Möglichkeit, ihre Frustration zum Ausdruck zu bringen, und den Führungskräften im Wandel die Zeit, ihre Strategie entsprechend zu ändern. Mit klaren Kommunikationskanälen werden die Ambitionen der Mitarbeiter besser mit den wichtigsten Interessen des Unternehmens in Einklang gebracht.

Widerstände und Risiken

Widerstände gegen Veränderungen sind zu erwarten, aber wenn sie nicht richtig gehandhabt werden, können sie den Erfolg Ihres Projekts gefährden. Veränderungen werden als riskant empfunden, aber die Wahrnehmung kann auch dann beeinflusst werden, wenn die Risiken sehr real sind.

Sie müssen das Risiko in Betracht ziehen, Ihr Budget für etwas Neues einzusetzen, das Risiko, Abhängigkeiten zu beeinflussen, und die Risiken der Kapitalrendite.

Letztlich sollten die Mitarbeiter dazu ermutigt werden, Risiken einzugehen, um Belohnungen zu erhalten. Mit den richtigen Werkzeugen zur Verwaltung eines reibungslosen Lebenszyklus von Veränderungen können Sie die negativen Auswirkungen von Widerständen und Risiken mindern. Wie Peter Senge so treffend sagte: „Die Menschen widersetzen sich nicht dem Wandel. Sie widersetzen sich der Veränderung! Dies legt nahe, dass es das menschliche Verhalten ist, das angegangen werden muss.

Feiern Sie Ihre Erfolge

Die Anerkennung der erreichten Meilensteine ist ein entscheidender Faktor, um sicherzustellen, dass Sie sich in die richtige Richtung bewegen.

Sie sollten positive Verhaltensweisen verstärken, jene, die zu Ihren übergeordneten Zielen beitragen. Wenn Mitarbeiter einen Anreiz erhalten, die Unternehmensziele zu erreichen, sind sie auch ausreichend motiviert. Erkennen Sie den Erfolg Ihres Teams während des gesamten Verfahrens an, da dies bei der Übernahme Ihres Change Management Prozesses hilft und beim Wandel selbst.

Überprüfen, Wiederholen und Verbessern

Ein Wandel einzuleiten ist schwierig, aber es ist wirklich ein fortlaufender Prozess, bei dem ständige Anpassungen erforderlich sind, um den sich ständig ändernden Bedürfnissen der Verbraucher und Unternehmen gerecht zu werden.

Ihre Fähigkeit, Ihre Strategie für den Wandel zu überprüfen, wird ihre Wirksamkeit definieren, insbesondere im Hinblick auf die Identifizierung und Beseitigung von Hindernissen. Wiederholen Sie positive Schritte und ändern Sie die Dinge entsprechend Ihren Daten und KPIs.
Ihr Prozess ist nur so gut wie Ihr Fleiß bei der Analyse, und sobald Sie etwas Nützliches umgesetzt haben, können Sie es wiederholen.

Die Unternehmenskultur im digitalen Zeitalter sieht ganz anders aus als in der Vergangenheit. 

Eine Unternehmenskultur ist „die Art und Weise, wie die Dinge hier erledigt werden“, und dies diktiert die Grundwerte, die zugrunde liegenden Überzeugungen, Prozesse und Standards, die in einer Firma gedeihen. 

Beurteilung der verschiedenen Kulturarten

Quinn und Cameron entwickelten das Rahmenmodell für konkurrierende Werte, das vier verschiedene Organisationsmodelle oder Kulturarten in Unternehmen abbildet. Diese Typen sind:

• Clan 
• Hierarchie
• Adhokratie
• Markt 

Credit: Study.Generalia

Clan-Kultur

Die ersten beiden, Clan und Hierarchie, existieren sowohl in traditionellen als auch in digitalen Unternehmenskulturen. Zum Beispiel wird eine Clan-Kultur den Schwerpunkt auf die Pflege durch zwischenmenschliche Beziehungen oder Mentorenprogramme legen und ein Gefühl wie in der Gesellschaft einer Großfamilie erzeugen. 

Dies gilt für viele kleine Unternehmen oder Firmen, die im wahrsten Sinne des Wortes familiengeführt sind. Diese Art der Unternehmenskultur ist intim, und obwohl sie für Teams innerhalb größerer Unternehmen funktionieren mag, ist sie für ein großes Unternehmen keine skalierbare Kultur. Die Kommunikation in dieser Art von Kultur muss minimal und einfach bleiben. Komplexe Prozesse oder Projekte sind innerhalb einer Clan-Kultur schwer (oder fast unmöglich) zu erreichen.

Hierarchische Kultur

Eine hierarchische Kultur ist eine Kultur, die in hohem Maße durch Verantwortung und Rolle strukturiert ist. Macht und Einfluss sind an der Spitze der Organisation sehr stark konsolidiert. In dieser Art von Kultur haben diejenigen an der Spitze alle Karten in der Hand, und diejenigen am unteren Ende fühlen sich oft sehr machtlos. Obwohl diese Art von Unternehmenskultur sehr effizient sein kann, ist es keine Umgebung, die Kreativität oder Innovation fördert.

Marktkultur

Umgekehrt sind die beiden anderen Kulturen, Adhokratie und Markt, eher für Unternehmen geeignet, die digital befähigt und zur Skalierung entschlossen sind. Die Marktkultur ist ergebnisorientiert. Diese Kultur schätzt den Wettbewerb und belohnt Leistungen. Die Marktkultur verlangt von den Mitarbeitern eine hohe Leistung, bietet ihnen aber auch echte Vorteile. Diese Kultur ist bei Vertriebsgesellschaften sehr produktiv. Vertriebsmitarbeiter werden oft durch hohe Firmenanteile und Belohnungen motiviert.

Adhokratie-Kultur

Schließlich haben wir noch die Ad-hoc-Kultur, eine Kultur, in der das Eingehen von Risiken gefördert wird, mit einem dynamischen und unternehmerischen Umfeld, das Innovation schätzt. In dieser modernen und dynamischen Unternehmensstruktur werden allen Mitarbeitern, unabhängig von ihrem Rang und ihrer Rolle, Anreize zur Mitwirkung gegeben.

In dem Maße, wie sich der Arbeitsplatz ändert, ändert sich auch die Definition der Unternehmenskultur. Quinn und Cameron entdeckten bei der Untersuchung von Organisationstypen, dass flexible Unternehmen wahrscheinlicher Erfolg haben als starre Unternehmen.

Für die moderne Führungskraft ist die sorgfältige Auswahl und Durchsetzung der Unternehmenskultur für den Erfolg unerlässlich.

Die Unternehmensstruktur 

Die Art und Weise, wie ein Unternehmen strukturiert ist, wird einen erheblichen Einfluss auf seine Unternehmenskultur haben. Selbst innerhalb eines flexibleren Unternehmens wird es einige Abteilungen geben, die starrer sind, wie z.B. die Finanzabteilung und andere, die Innovationen fördern, wie die Produkt- und Marketingabteilung. Ein Unternehmen, das extrem segmentiert ist, wird es schwer haben, im digitalen Zeitalter erfolgreich zu sein, in dem sich alles um die gemeinsame Nutzung von Informationen dreht. Denn nur so kann eine schnelle Entscheidungsfindung durch Echtzeit-Einblicke ermöglicht werden. Die digitale Strategie kann dieser Herausforderung gerecht werden, indem die Abteilungen aufeinander abgestimmt und mit der digitalen Adoption verbunden bleiben.

Das digitale Zeitalter rückt auch das Kundenerlebnis in den Mittelpunkt. Silos können für den Kunden von Nachteil sein, und sie können zu einer langsameren Reaktionszeit und sogar zu Doppelarbeit führen. Wichtige Anzeichen oder Indikatoren für die Unzufriedenheit der Kunden können übersehen werden, nur weil sie vom falschen Teil des Unternehmens zur falschen Zeit gesehen wurden, was zu einer Abwanderung des Kunden führt.

Eine Möglichkeit, isolierte Abteilungen aufzubrechen, ist die Implementierung einer effektiven CRM-Plattform. Diese ermöglicht es mehreren Abteilungen, auf Informationen zu einem einzelnen Kunden zuzugreifen und diese einzugeben, so dass alle Beteiligten bei jedem Schritt des Verkaufstrichters die gleichen Informationen erhalten.

Dieser Informationsaustausch wird dazu beitragen, die zwischen den Abteilungen bestehenden Silos aufzubrechen und sicherzustellen, dass relevante Kundeninformationen nicht versteckt oder ignoriert werden. Es muss sichergestellt werden, dass die CRM-Implementierung mit einer digitalen Adoptionslösung einhergeht, damit diese voll genutzt und von den Mitarbeitern akzeptiert wird.

Aversion gegen Risiko 

In dem Bericht „Kultur für ein digitales Zeitalter“ stellt McKinsey fest, dass die Angst vor dem Eingehen von Risiken einer der größten Faktoren ist, der dazu beiträgt, dass Unternehmen in einem digitalen Markt nicht erfolgreich sind. 

Eine Kultur der Risikobereitschaft innerhalb einer Organisation zu ermöglichen, ist etwas, das von den Führungskräften gefördert werden muss. Unser Vorschlag ist nicht, dass Manager in einer Weise handeln sollten, die für die Integrität des Unternehmens gefährlich ist, aber mutige Entscheidungen könnten sich in Form von Dividenden auszahlen.

Wenn Führungskräfte Experimente und Innovationen in allen Rängen fördern wollen, müssen sie mit gutem Beispiel vorangehen und gleichzeitig die Abneigung gegen Risiken ablegen. Ziele für die Digitalisierung können Führungskräften dabei helfen, zu bestimmen, welche Risiken sich lohnen.

Das bedeutet, mehr Autonomie in der gesamten Firma zuzulassen und mehr Mitarbeiter in die Lage zu versetzen, Verantwortung zu übernehmen. Beispielsweise kann die Ausstattung von Callcenter-Mitarbeitern mit Echtzeit-Analysen und die Bereitstellung von genügend Informationen und Autonomie, um das Problem eines Kunden zu lösen, ein kosteneffektiver und wirkungsvoller Weg sein, den Support zu rationalisieren. Ausgezeichnete Tools und eine nahtlose digitale Adoption sind der Schlüssel zur Förderung dieser Situationen.

Agilität 

Das digitale Zeitalter bedeutet, dass sich der Wandel schnell vollzieht, und wenn sich Ihr Unternehmen nicht an diese Veränderungen anpassen kann, laufen Sie Gefahr, ins Hintertreffen zu geraten. 

Die Agilität eines Unternehmens bezieht sich auf die Fähigkeit eines Unternehmens, sich bei Bedarf anzupassen und zu verändern, ohne dass es zu größeren Unterbrechungen des Tagesgeschäfts kommt. Genau wie das Eingehen von Risiken ist Agilität etwas, das sich durch das gesamte Unternehmen ziehen muss, damit sie effektiv sein kann. 

Am digitalen Arbeitsplatz, wo Veränderungen eine Konstante sind, wird Agilität von entscheidender Bedeutung sein. Moderne Führungskräfte erkennen den Wert, den Agilität einem Unternehmen bieten kann, und sollten in Agilitätsschulungen investieren. Mitarbeiter werden wichtige Fähigkeiten für den Umgang mit dem Change Management, der Zeiterfassung und der Priorisierung von Aufgaben erlernen. 

Darüber hinaus wird ein agiles Unternehmen in kontinuierliches Lernen und Weiterbildung investieren. Dies muss nicht unbedingt regelmäßige Schulungen in einem Klassenzimmer bedeuten. Ganz im Gegenteil, es geht darum, Schulungen so durchzuführen, dass ihr Tagesgeschäft nicht gestört wird. Digitale Adoptionsplattformen bieten applikationsinterne Schulungs- und Lernmöglichkeiten, so dass die Mitarbeiter nicht außerhalb ihrer Arbeitszeit geschult werden müssen.

Durch den Einsatz von Tools wie kontextbezogener Lernsoftware können Teamleiter sicher sein, dass ihre Mitarbeiter die richtige Schulung zur richtigen Zeit erhalten. Mit hilfreichen Pop-ups und Videos, die einen Mitarbeiter durch einen Prozess führen, kann das Erlernen neuer Funktionen oder Technologien im Arbeitsablauf erfolgen. 

Fokus auf den Kunden

Im digitalen Zeitalter stehen der Kunde und seine Bedürfnisse im Mittelpunkt. Mit der wachsenden Nutzung von Social Media und der Möglichkeit, sich öffentlich zu beschweren, hat der Kunde noch nie so viel Macht gehabt. 

Moderne Führungskräfte, die dies verstehen, erkennen den Einfluss, den Kunden auf eine Marke und ihre Integrität haben können, weshalb so viele Unternehmen Prominente und Influencer auswählen, um für ihre Produkte einzutreten. So wie eine schlechte Bewertung im Internet oder Kundenbeschwerden in sozialen Netzwerken eine verheerende Wirkung haben können, so kann die Befürwortung Ihrer Marke die Verkäufe in die Höhe schnellen lassen.

Wenn man sich auf den Kunden konzentriert, geht es auch darum, mehr auf seine Bedürfnisse einzugehen. Dies könnte von der Durchführung zielgerichteter und angemessener Marketingkampagnen bis hin zur Nutzung von Echtzeit-Einblicken reichen, um eine Kundenanfrage so schnell wie möglich zu beantworten.

Ein Unternehmen ist nichts ohne seine Kunden, und eine moderne Führungskraft wird erkennen, dass die Schaffung einer Kultur, die den Kunden in den Mittelpunkt stellt, zu mehr Umsatz führt.

Eine facettenreiche Definition 

Niemand definiert die Unternehmenskultur für moderne Führungskräfte. Wie bei den meisten Dingen im digitalen Zeitalter ist es eine Kombination von Faktoren, die zum Erfolg führen. Die Unternehmenskultur im digitalen Zeitalter wird offene Kommunikationslinien, eine risikofreudige und agile Einstellung und eine primäre Ausrichtung auf den Kunden und seine Bedürfnisse beinhalten. 

Wenn Sie als moderne Führungskraft in der Lage sind, diese Faktoren auszubalancieren und eine gesunde und strategische Unternehmenskultur zu fördern, werden Sie sehen, wie Ihr Unternehmen im digitalen Zeitalter floriert. 

„Veränderung ist das Gesetz des Lebens, und wer nur auf die Vergangenheit oder die Gegenwart schaut, verpasst mit Sicherheit die Zukunft“, sagte John F. Kennedy bemerkenswerterweise. Der Satz gilt insbesondere, wenn es um die Wirtschaft geht.

In volatilen Märkten, in denen der Wandel ständig und unvorhersehbar ist, werden Unternehmen, die sich nicht anpassen, ums Überleben kämpfen.

Angesichts so vieler ungewisser Störungen in letzter Zeit, von der Wirtschaft bis hin zur Weltgesundheit, verstehen Führungskräfte von Unternehmen dies mehr denn je. Die Notwendigkeit, sich zu wandeln und ständig neu zu definieren, wird die Unternehmen der Zukunft bestimmen.

Trotzdem werden viele Unternehmen von Trägheit oder der Unfähigkeit geplagt, sich den aktuellen Bedürfnissen besser anzupassen. Sie gewöhnen sich an den Status quo, anstatt nach Verbesserungsmöglichkeiten zu suchen. Obwohl jede Organisation mit einzigartigen Herausforderungen konfrontiert ist, gibt es bestimmte gemeinsame Barrieren für organisatorische Veränderungen, die eine Anpassung schwierig machen.

Solche Barrieren zu antizipieren und sie proaktiv anzugehen, kann Change Managern helfen, Widerstände zu minimieren und Innovationen in Übergangsphasen zu fördern.

1. Den Wandel als Bedrohung statt als Chance begreifen

Widerstand ist eines der größten Hindernisse für organisatorische Veränderungen. Der erste Schritt zur Abmilderung von Widerstand ist die Ermittlung der Ursache.

Oft ist das Problem, das über Widerstand hinweg täuscht, ein Unverständnis dafür, warum Veränderungen notwendig sind. Wenn die Vorteile einer vorgeschlagenen Veränderung nicht klar sind, glauben die Mitarbeiter eher, dass sie ihren Arbeitsablauf übermäßig belasten oder ihre Produktivität gefährden wird.

In einigen Fällen ist die Notwendigkeit von Veränderungen offensichtlich. Wenn zum Beispiel die Leistung einer Abteilung zurückgegangen ist, werden die meisten Leute zustimmen, dass eine Art Kurskorrektur angebracht ist. Aber in anderen Szenarien ist es für die Mitarbeiter schwieriger, die Notwendigkeit von Veränderungen zu erkennen. Vielleicht merken sie nicht, dass ein langwieriger Prozess tatsächlich die Effizienz behindert oder dass eine Richtlinie veraltet ist. In solchen Situationen könnten die Mitarbeiter Veränderungen als unnötig und belastend empfinden.

Change Manager können Widerstände vermeiden, indem sie klar erklären, wie die Veränderung den Mitarbeitern zugute kommt.

WIE: Seien Sie konkret – Menschen sind eigennützige Wesen. Sie wollen wissen, wie eine Veränderung dem Unternehmen zugute kommt, sie wollen auch wissen, wie sie ihre individuelle Arbeit erleichtern wird. Sobald die Mitarbeiter eine vorgeschlagene Veränderung als Chance für den Erfolg sehen, werden sie nicht nur aufhören, sich zu wehren, sondern auch zu Befürwortern werden.

2. Mangelnde Transparenz und schlechte Kommunikation der Führung

Kommunikation ist immer eine wesentliche Führungseigenschaft, aber sie ist noch entscheidender, um Mitarbeiter zu motivieren, Veränderungen anzunehmen. Ein undurchsichtiger Führungsstil und schlechte Kommunikation sind ernsthafte Hindernisse für organisatorische Veränderungen.

Auch wenn dem CEO und anderen Abteilungsleitern die Notwendigkeit einer Reform klar sein mag, hat der Rest der Organisation möglicherweise keinen Zugang zu den Informationen und Daten, die die gegebene Änderung rechtfertigen. Die Führungskräfte werden es schwer haben, Unterstützung zu gewinnen, wenn sie nicht transparent sind.

WIE: Solange sich eine Änderung noch in der Planungsphase befindet, sollten die Führungskräfte sorgfältig artikulieren:

• warum sie notwendig ist
• die Hauptziele 
• wer betroffen sein wird
• den Zeitplan für die Implementierung
• wie der Fortschritt bewertet wird

Die Beantwortung dieser Fragen wird das Vertrauen zwischen Mitarbeitern und Führung stärken und die Übergangszeit insgesamt reibungsloser gestalten.

3. Keine Aufforderung zum Mitarbeiter-Input

Die Mitarbeiter um ihr Feedback zu bitten, sollte mehr als nur eine Höflichkeit sein, wenn es um Change Management geht. Niemand in Ihrer Organisation hat einen besseren Einblick in die Art und Weise, wie eine Arbeit ausgeführt wird, als die Menschen, die sie tagtäglich ausführen.

Wenn die Notwendigkeit besteht, bestimmte Richtlinien zu aktualisieren, ein neues Softwaresystem zu implementieren oder einen seit langem bestehenden Prozess zu ändern, bitten Sie die Mitarbeiter um ihre Meinung.

WIE: Schöpfen Sie aus den Erfahrungen der Mitarbeiter, um Ideen zu hören, die denen, die mehr Abstand zum Wandel haben, nicht in den Sinn gekommen wären. Indem man den Mitarbeitern in der Planungsphase mehr Eigenverantwortung einräumt, wird es leichter sein, sie für den Wandel zu motivieren. Wenn Sie sich erst einmal eingearbeitet haben, werden die Mitarbeiter eher bereit sein, sich unter ihren Kollegen für den Wandel einzusetzen.

4. Führungskräfte, die denken, dass Strategie in Stein gemeißelt ist

Um in einer sich schnell entwickelnden Geschäftswelt erfolgreich zu sein, muss die Strategie eines Unternehmens agil sein. Eines der am meisten übersehenen Hindernisse für organisatorische Veränderungen ist die mangelnde Bereitschaft der Führungskräfte, die Strategie zu ändern, um aufkommenden internen und externen Kräften Rechnung zu tragen.

Bedingungen, die den Wandel vorangetrieben haben, können sich im Laufe der Zeit ändern. Das bedeutet, dass eine Veränderungsstrategie genügend Flexibilität aufweisen muss, um sich zu verbiegen und anzupassen. Wenn eine Veränderungsinitiative zu starr ist, könnte das Endziel der Veränderung obsolet werden, bevor sie vollständig umgesetzt ist.

WIE: Der Schlüssel liegt darin, nicht in der Strategie stecken zu bleiben. Obwohl die Planung ein wichtiger Teil eines effektiven Veränderungsmanagements ist, ist es unmöglich, eine perfekte Strategie zu entwickeln.

Organisatorischer Wandel, um unserer Zeit gerecht zu werden

Nach COVID-19 stellen sich die Unternehmen auf dem Weg zur neuen Normalität auf neue Realitäten in der Businesswelt ein.

Die Unternehmensprozesse haben sich radikal verändert, da die Büros anfingen, remote zu arbeiten und sich einer flexibleren Arbeitsraum-Politik anzupassen. Die Bedürfnisse eines Unternehmens sind dynamisch, und in einem Klima des 21. Jahrhunderts konzentrieren sich viele Unternehmen auf die Entwicklung einer agilen digitalen Strategie, die den ROI ihrer Software-Investitionen erhöht.

Zusammen mit der digitalen Infrastruktur werden auch die Rollen der Mitarbeiter immer fließender, da sie sich entsprechend den sich entwickelnden Geschäftsanforderungen neu ausbilden und weiterbilden.

Der Wandel ist beständig, und die Beseitigung von Hindernissen für organisatorische Veränderungen wird der Katalysator für das Wachstum und die Entwicklung eines jeden Unternehmens sein. 

Es gibt keine göttliche Weisheit für das Change Management. Jede Organisation hat eigene Ziele, Anforderungen an das Personal und ist anderen externen Marktkräften ausgesetzt.

Einige Leitprinzipien können bei der Durchführung von Wandlungsprozessen aber hilfreich sein.

Zeit zum Herumwandern, ohne zu wissen, wie Sie Ihr Ziel erreichen können, gibt es schließlich nicht. Für eine erfolgreiche digitale Transformation sind klar definierte Ziele, eine solide Strategie und die genutzten Tools unabdingbar.

Als Change Leader sind Sie dafür verantwortlich, Ihre Organisation durch die Transformation zu führen.

Wenn Sie diese 10 Gebote des Change Managements befolgen, werden Sie die Früchte eines erfolgreichen Wandels ernten, den Widerstand von Mitarbeitern minimal halten und einen höheren Einsatz von ihnen sehen können.

10 Gebote für Change Management Leader

1. Du sollst die Notwendigkeit für den Wandel klar machen.

In Zeiten der Digitalisierung fühlt es sich an, als ist Veränderung nahezu konstant präsent. Neue Software, neue Analysesysteme, eine überarbeitete Website, neue Mitarbeiter, neue Führungsstrukturen … die Liste lässt sich fortsetzen.

Manche sehen darin Fortschritt oder Entwicklung, aber für Mitarbeiter ist es anstrengend, mit zahlreichen Veränderungsmaßnahmen gleichzeitig konfrontiert zu sein. Die Auswirkungen von Erschöpfung der Organisation gegenüber Veränderung können so schwerwiegend sein, dass Sie Ihre gesamten Transformationsbemühungen zum Scheitern bringen, wenn Sie nicht sorgfältig vorgehen.

Einer der wirksamsten Mittel, dies zu verhindern, ist die konkrete Veränderung gegenüber allen betroffenen Stakeholdern klar zu machen. Jeder, der von der vorgeschlagenen Veränderung betroffen ist, sollte genau wissen, warum sie notwendig ist, was getan werden muss, um sie zu erreichen, was seine Rolle dabei ist und wie sich seine tägliche Arbeit verändern wird.

2. Du sollst ein Gefühl von Mitverantwortung und Selbstverpflichtung fördern.

Der Grad der Mitverantwortung und der Selbstverpflichtung der Führungskräfte von Organisationen ist laut einer Umfrage von McKinsey der wichtigste Faktor für einen erfolgreichen Wandel. Für den Erfolg bestens gerüstet sind Organisationen mit Führungspersönlichkeiten, die hohe Standards setzen, sich ehrgeizige Ziele setzen und Verantwortungsbewusstsein vermitteln.

Aber Führungskräfte können Veränderungen – insbesondere solche, die die gesamte Organisation betreffen – nicht allein schultern. Zwar legen die Verantwortlichen an der Spitze die Vision und die Strategie fest, aber es sind die Leute an der Basis, die über ihren Erfolg entscheiden.

Erfolgreiche Führungspersönlichkeiten suchen nach Möglichkeiten, den Mitarbeitern ein Gefühl der Mitverantwortung und der Selbstverpflichtung zu vermitteln. Mithilfe von Personalisierung, neuen Chancen, maßgeschneiderten Schulungen und anderen Ansätzen können Sie echte Unterstützung und Selbstverpflichtung für den Wandel aufbauen.

3. Du sollst Veränderungsmaßnahmen realistisch priorisieren.

Die meisten großen Veränderungen umfassen mehrere kleine Veränderungen. Ein Upgrade Ihres CRM erfordert beispielsweise auch ein neues Software-Onboarding-Modell, die Einstellung eines BI-Spezialisten und den Ausbau der IT-Kapazitäten.

Möglicherweise ist das nur ein Paket von Veränderungen neben anderen – ein neuer Geschäftsführer kommt hinzu, die Firma hat gerade ein Joint Venture gestartet …

Es ist immer viel los. Deshalb ist es wichtig, jede Änderung entsprechend ihrer Priorität anzugehen. Zu versuchen, alles auf einmal anzugehen, ist ein schneller Weg, Erschöpfung gegenüber dem Wandel zu erreichen. Ganz zu schweigen davon, dass sich Ihre Aufmerksamkeit (und Ihre Ressourcen) zu sehr verteilen.

Manche Veränderungen sind dringend, während andere warten können. Manche Veränderungen sind abhängig von der vorangehenden Umsetzung anderer. Planen Sie diese Abfolgen und erstellen Sie einen realistischen Fahrplan, bevor Sie losfahren.

4. Du sollst genügend Ressourcen und Support-Tools für das Personal bereitstellen.

Mitarbeiter tragen oft die Hauptlast des Wandels. Deshalb müssen Sie es ihnen so einfach und schmerzfrei wie möglich machen. Funktionierende Support-Tools für das Personal gehören zu den wirksamsten Mitteln dafür.

Nehmen Sie zum Beispiel an, wie führen ein neues CRM ein, wie im Beispiel oben. Die Benutzeroberfläche ist komplex und nicht so intuitiv, wie Sie es gerne hätten – und es scheint eine schier endlose Menge an Funktionen zu geben. Zwar zweifelt niemand die Möglichkeiten des Tools an, wohl zweifeln Mitarbeiter aber ihre eigene Fähigkeit an, diese einzusetzen.

Hier bekommen die meisten Unternehmen Probleme – es mangelt Ihnen an einer Lösung für digitale Aneignung. Wenn Ihre Mitarbeiter die Funktionen der Software nicht vollständig ausnutzen, werden sie auch nicht ihr volles Potential erreichen können.

Support-Lösungen, die Nutzer durch Vorgänge führen, unabhängig von ihrem aktuellen Kenntnisstand, reduzieren sofort den Stress und die Frustration, die mit der neuen Software verbunden ist. Nicht nur das: Mit den Tools erhalten die Nutzer die Möglichkeit, auch anspruchsvolle Funktionen zu nutzen, nicht nur die grundlegendsten.

5. Du sollst die Belastung durch Schulungen so weit wie möglich reduzieren.

Ein Wandel erfordert in der Regel einen bestimmten Umfang an Schulungen. Es ist ist riskant, sich auf veraltete Methoden zu verlassen (Schulungsseminare in Klassenzimmeratmosphäre, Webinare oder gedruckte Handbücher). Beim Erlernen von Software führen diese Ansätze in der Regel nicht dazu, dass das Wissen wirklich im Kopf bleibt und sind Zeitverschwendung.

Die effektivsten Methoden sind digitale Schulungslösungen, die kontextbezogenes Lernen ermöglichen. Diese Tools bieten Hilfestellungen innerhalb der Apps an, basierend auf individuellen Eigenschaften des Nutzers, einschließlich seiner Rolle in der Firma, den Zielen der Abteilung, seinem bisherigen Nutzerverhalten und der Tageszeit.

Mit einer Abfolge von Navigationshinweisen und Meldungen führen kontextbezogene Schulungslösungen den Nutzer Schritt für Schritt durch jeden Vorgang – es ist also Learning by Doing.

6. Du sollst während der Transformation die Bedeutung von Empathie nicht vernachlässigen.

Veränderung ist hart. Veränderung ist beängstigend. Veränderung macht nicht wirklich Spaß (es sei denn natürlich, Sie sind Change Leader). Vergessen Sie zwischen dem Strategien entwickeln, Tools und Schulungsmöglichkeiten auszuwählen nicht, auch Empathie für Ihrer Mitarbeiter zu haben.

Es ist wichtig, zu verstehen, woher der Widerstand von Mitarbeitern rührt. Meistens steckt dahinter keine Faulheit oder ein geheimer Plan, die Strategie zum Scheitern zu bringen. Der Widerstand von Mitarbeitern rührt von Gefühlen der Unsicherheit und Sorge darüber, dass der Wandel das Leben der Mitarbeiter verschlechtern könnte.

Indem Sie ihre Bedenken verstehen und praktische Schritte einleiten, diese zu adressieren, können Sie Widerstand reduzieren und negative Emotionen innerhalb der Belegschaft lindern.

7. Du sollst nach Möglichkeiten für kontinuierliche Verbesserungen suchen.

Wenn Sie Veränderungen anführen, dann sollten Sie sich nie mit dem Status Quo zufrieden geben. Es mag zwar bereits ein langer Weg zum jetzigen Ziel gewesen sein, aber jedes Ziel ist eigenltich ein sich ständig bewegendes. Es ist wichtig, nach neuen Verbesserungsmöglichkeiten zu suchen.

Sprechen Sie mit Ihren Mitarbeitern, um Ideen zu erhalten. Die Personen, die die tägliche Arbeit machen, liefern oft die wertvollsten Einblicke. Schauen Sie sich an, was Wettbewerber machen und was Analysten hervorsagen. Der Punkt ist: Sie können nicht stehen bleiben. Hören Sie niemals auf, zu optimieren!

8. Du sollst eine Kultur der offenen Kommunikation etablieren.

Kommunikation ist für praktischen jeden Aspekt des Wandels von kritischer Bedeutung. Ohne erreichen Sie nicht, dass alle an einem Strang ziehen. Ohne bekommen Führungskräfte niemals das Vertrauen ihrer Mitarbeiter. Ohne bleiben Optimierungen ein ferner Traum.

Deshalb sollten Sie von Anfang an zu offener und ehrlicher Kommunikation ermutigen. Ermutigen Sie Mitarbeiter dazu, Bedenken und Ideen für Verbesserungen während des Veränderungsprozesses zu äußern. Führen Sie regelmäßige Gespräche zwischen Mitarbeitern und Vorgesetzten durch und sorgen Sie für Transparenz von Seiten der Führungsetage.

9. Du sollst qualitative und quantitative Metriken festlegen, um die Veränderungsmaßnahmen zu evaluieren.

Metriken, die den Erfolg Ihrer Maßnahme messen, sollten Teil Ihrer Veränderungsstrategie sein. Warten Sie aber nicht bis zum „Ende” mit der Evaluation. Meilensteine für den Fortschritt zu definieren ist ein wichtiger Teil des Prozesses. Zudem können Sie damit Korrekturen vornehmen, wenn Sie beobachten, dass Sie nicht auf Kurs sind.

Es gibt ein paar digitale Lösungen, die das zu einer einfachen Aufgabe machen. Nehmen Sie zum Beispiel an, dass Sie nach der Einführung des CRMs evaluieren wollen, wie effektiv Ihre Mitarbeiter damit arbeiten. Mit einer Digital Adoption Platform (DAP) erhalten Sie Einsichten in die Art und Weise, wie Ihre Mitarbeiter die Software nutzen, welche Vorgänge ihnen am meisten Herausforderungen bereiten und an welchen Stellen Sie diese abbrechen.

Auch qualitative Metriken wie der Grad der Frustration der Mitarbeiter sind wichtig, überwacht zu werden. Hierfür gehören Gespräche mit Mitarbeitern und Umfragen zu den besten Ansätzen.

10. Du sollst Maßnahmen einsetzen, die für Verantwortungsbewusstsein sorgen.

Nichts geht voran, wenn sich Mitarbeiter nicht für den Wandel verantwortlich fühlen. Diese Verantwortung lässt sich mit verschiedenen Mitteln erreichen. Eines, das in Verbindung zum 9. Gebot steht, ist es, die Interessen der Mitarbeiter an bestimmte Metriken oder Leistungskennzahlen (Key Performance Indicators, kurz KPIs) zu binden.

Ein anderes ist es, bestimmte Aspekte der Verantwortlichkeiten der Mitarbeiter zu verändern, und zwar so, dass es Ihre Aufgabe wird, die Veränderung zu erreichen.

Das wirksamste Mittel ist aber, echte Unterstützung und echten Einsatz für die Veränderungsmaßnahme zu erzeugen. Mitarbeiter werden eher von der Notwendigkeit einer Veränderung überzeugt sein, wenn Sie ihnen überzeugende, faktenbasierte Argumente für sie liefern. Dann werden Sie mehr Eigeninitiative in der Unterstützung der Veränderung zeigen.