Sie machen bei der Digitalisierung alles richtig. Bis auf eine Sache.
Wenn Sie Ihr Software-Angebot um fortschrittlichere digitale Tools erweitern, ist das Potenzial Ihrer Mitarbeiter, neue Erkenntnisse zu erschließen, das Geschäftsmodell weiterzuentwickeln und die Bedürfnisse Ihrer Kunden besser zu erfüllen, größer denn je.
Aber es gibt etwas, das Ihre Mitarbeiter plagt: digitale Ermüdung. Bleibt sie unbehandelt, wird das Potenzial Ihrer digitalen Transformation automatisch gedeckelt – ganz zu schweigen von Ihrem ROI.
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Digitale Ermüdung: Eine Definition
Digitale Ermüdung ist ein Zustand geistiger Erschöpfung und Losgelöstheit, der bei Menschen auftritt, die zahlreiche digitale Tools und Anwendungen gleichzeitig nutzen müssen.
Ich spreche nicht davon, Ihr Smartphone zu benutzen, während Sie fernsehen. Ich spreche davon, Prozesse über ein Dutzend Unternehmensplattformen hinweg zu jonglieren und gleichzeitig die Erwartungen an Leistung und Produktivität zu erfüllen.
Digitale Ermüdung ist endemisch am modernen Arbeitsplatz
Ein durchschnittliches, mittelgroßes bis großes Unternehmen verfügt über mehr als 300 unternehmenskritischer Anwendungen, während einzelne Mitarbeiter laut verschiedenen Studien neun bis zwölf oder sogar mehr Anwendungen nutzen, um ihre Kenntnisse zu erweitern.
Aber die digitale Ermüdung wird nicht nur durch die schiere Menge an Technologie verursacht, an der die Mitarbeiter arbeiten müssen.
In einer noch nie dagewesenen Studie konnte WalkMe zwei tiefgreifende Faktoren ermitteln – die tatsächliche Zeit und die Anzahl der Schritte, die erforderlich sind, um Prozesse auf Enterprise Software abzuschließen.
Digitale Geschäftsprozesse, die sowohl zeitlich als auch kognitiv intensiv sind, treiben nicht nur die digitale Ermüdung voran, sondern führen sogar dazu, dass Mitarbeiter den Prozess ganz abbrechen. Die Folgen gehen weit über die Frustration der Mitarbeiter hinaus und reichen bis hin zur Beeinträchtigung der Datenintegrität, Produktivitätseinbußen und verpassten Geschäftsmöglichkeiten.
Die genauen Zahlen: Die Kosten eines Versagens des Geschäftsprozesses
Mithilfe der kürzlich aktualisierten Analyseplattform Insights von WalkMe analysierten wir Daten von einer Stichprobengröße von 117 Kunden und mehr als 117.240 Endanwendern führender HCM- und CRM-Systeme.
Dabei wurden zwei Hauptparameter untersucht: die optimale Anzahl von Schritten und die optimale Zeitspanne für die Erledigung von Aufgaben in der Unternehmenssoftware, sowohl mit als auch ohne Automatisierung.
Die evaluierten Geschäftsprozesse umfassten ein breites Spektrum an Komplexität, wobei einige wenige Prozesse mehr als 90 Schritte umfassten!
Nach Eliminierung dieser Ausreißer konzentrierte sich die Studie auf 765 Geschäftsprozesse, die zwischen vier und 26 Schritte umfassten. Solche Prozesse beinhalten:
- Ausfüllen von Verkaufsformularen
- Verkaufsprognosen
- Leistungsmanagement
- Spesenabrechnungen
- CRM-Kontaktverwaltung
- Aktualisieren persönlicher Informationen
- Eingliederung eines neuen Mitarbeiters
Nach der Analyse der Anzahl der Schritte und der Zeitdauer, um diese Prozesse abzuschließen, hat WalkMe Folgendes über die Erfolgs- und Misserfolgsquote der Benutzer herausgefunden:
Zeitumfang
- Geschäftsprozesse sollten im besten Falle nicht länger als 70 Sekunden dauern. Wenn ein Prozess weniger als 70 Sekunden dauert, liegt die Nutzer-Erfolgsquote bei 70%.
- Wenn der Prozess länger als zwei Minuten dauert, fallen 50% der Benutzer raus.
Anzahl der Schritte
- Die ideale Anzahl von Schritten in einem Prozess sind fünf Schritte. Wenn ein Prozess fünf Schritte oder weniger erfordert, liegt die Erfolgsquote bei 70%.
- Wenn ein Prozess mehr als fünf Schritte erfordert, ist es wahrscheinlicher, dass die Zahl der Benutzer sinkt.
Die Auswirkungen der Prozessautomatisierung
- Die Wahrscheinlichkeit, dass Benutzer einen Prozess erfolgreich abschließen, ist mit Hilfe der Prozessautomatisierung um 65% höher.
- Mit der Prozessautomatisierung lag die Abschlussquote einer bestimmten Stichprobe bei 81%, im Vergleich zu 49% ohne Automatisierung.
- Vor dem Hinzufügen der Automatisierung konnten die Mitarbeiter sechs Schritte in 120 Sekunden abschließen. Mit Prozessautomatisierung konnten sie 3x mehr – nämlich 19 Schritte – abschließen.
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Was bedeutet das?
Ineffiziente, redundante und zeitaufwändige Prozesse setzen Ihre Mitarbeiter der Gefahr der digitalen Ermüdung aus.
Wenn jemand einen Prozess mittendrin abbricht, beendet er entweder eine Aufgabe überhaupt nicht oder findet möglicherweise einen unerlaubten Weg, das Ganze zu umgehen. Die Auswirkungen von geringer Mitarbeiterproduktivität und Ungenauigkeit können das Potenzial Ihrer Digitalisierung schnell ersticken und können unnötige Kosten verursachen.
Zusätzlich zu den Folgen des Abbruchs einer Aufgabe tragen komplexe Prozesse zu Frustration, Rückzug und insgesamt schlechteren Erfahrungen der Mitarbeiter bei.
Die Prognose ist gut
Die Studie unterstreicht deutlich die Notwendigkeit, Geschäftsprozesse kurz und so einfach wie möglich zu halten. Sie zeigt auch, wie hilfreich die Automatisierung für die Verbesserung der Effizienz und der Aufgabenerfüllung sein kann.
Zum ersten Mal sind wir in der Lage, die Faktoren zu quantifizieren, die zu digitaler Ermüdung und eingeschränkter Produktivität führen. Obwohl die Prozesse jeder Organisation unterschiedlich sind, ermöglicht das Verständnis dieser Benchmarks (fünf Schritte und weniger als 70 Sekunden) die Optimierung und Erzielung höherer Erfolgsquoten.
Die Prognose wird mit Hilfe von Inline-Job-Hilfen, die kontextbezogene Anleitung und Unterstützung in Echtzeit bieten, noch besser. Solche Hilfsmittel, wie z.B. die Digitale Adoptionsplattform (DAP) von WalkMe, arbeiten software- und applikationsübergreifend, um sicherzustellen, dass die Anwender Geschäftsprozesse erfolgreich abwickeln.
In einer Welt, die von der Technologie gesättigt ist, ist es von größter Wichtigkeit, die Lernbelastung der Mitarbeiter so weit wie möglich zu reduzieren. Lösungen, die Prozesse automatisieren und die Benutzer durch die Aufgaben führen, sind sowohl die Vorbeugung als auch das Heilmittel gegen digitale Ermüdung.
Um den vollständigen Bericht herunterzuladen, klicken Sie hier.
