Plan Continuite Activite

Pourquoi la planification de la continuité des activités est-elle importante ?

Une entreprise doit être préparée à toutes les crises potentielles qui peuvent avoir un impact sur son activité.

Actuellement, la COVID-19 affecte gravement l’économie mondiale, et d’innombrables entreprises luttent pour maintenir la continuité de leurs activités et leur bon fonctionnement.

La planification de la continuité d’activité prend en considération toutes les potentielles menaces pouvant porter atteinte à l’infrastructure d’une entreprise.

On met ainsi en œuvre des mesures pour soutenir la croissance, protéger les données, conserver les clients et réduire les coûts d’exploitation. Les entreprises disposant d’un plan de continuité d’activité peuvent faire la différence dans leur capacité à minimiser les risques et même à prospérer en période d’incertitude.

Comment une Digital Adoption Platform (DAP) peut-elle soutenir le plan de continuité d’activités ?

Une Digital Adoption Platform (DAP) est une plateforme à multiples facettes qui permet de garder les employés informés et engagés.

La DAP réduit la dépendance à l’égard des équipes d’assistance, en permettant une assistance en libre-service. Elle permet également d’assurer un suivi client, en fournissant à la fois les outils et les informations qui permettent aux organisations de servir les clients, d’apporter de la valeur, de maintenir les revenus et d’autonomiser les travailleurs à distance.

Le contenu d’un plan de continuité d’activité

Le PCA décrit une stratégie de continuité d’activité à adopter pour faire face, par ordre de priorité, à des risques identifiés selon leurs effets et leur plausibilité. Il décline cette stratégie en termes de ressources et de procédures à exécuter afin de rétablir l’activité et de retrouver un niveau de fonctionnement prédéfini.

Un plan de continuité d’activité doit être évolutif, car les priorités de l’entreprise évoluent avec ses objectifs, ses obligations contractuelles, ses relations avec ses fournisseurs et avec le contexte général de la société.

Chaque personne chargée d’une étape concernant le PCA doit précisément connaître son rôle et les actions à mener en cas de sinistre. Il est essentiel qu’elle comprenne également la finalité recherchée, afin que son action s’inscrive dans la cohérence globale de l’entreprise.

La documentation du PCA doit donc être facilement compréhensible et évolutive, en incluant une description du contexte, des scénarios de risque retenus et de la stratégie de réponse.

Comment mettre en place un PCA ?

Définition des contextes et des besoins dans le plan de continuité d’activité

Dans un premier temps, il est nécessaire de définir le contexte et les besoins de l’entreprise pour élaborer un plan de continuité de l’activité :

• Définir le contexte et identifier les activités, les obligations et les objectifs essentiels de l’entreprise. Une liste des activités essentielles pour atteindre les objectifs définis et la tenue des obligations, ainsi que le détail des processus clés, indispensables au bon fonctionnement des activités essentielles doit être établie
• Déterminer des objectifs permettant de maintenir l’activité au niveau exigé. Ces objectifs de sécurité, appelés « attentes » ou « besoins », doivent être identifiés afin d’établir des processus adaptés.
• Identifier, analyser et évaluer les risques prioritaires. L’établissement d’une cartographie des risques et des stratégies de traitement est primordial pour élaborer un PCA. Les risques retenus doivent être explicités au moyen de scénarios. Il est conseillé de réaliser une analyse complète des risques pour disposer d’une grille d’évaluation et de critères objectifs pour définir les priorités. Tous les risques doivent être pris en compte (par exemple : une inondation, une pandémie mondiale, la destruction d’un site, etc.).

Définition d’une stratégie de continuité

Pour établir une stratégie de continuité d’activité de l’entreprise lors de crises ou catastrophes naturelles, plusieurs étapes doivent être respectées:

• Définir les objectifs de continuité selon les risques définis
• Choisir les scénarios de réponse. Des actions de prévention peuvent réduire les risques, mais pas les supprimer. Des risques résiduels demeurent avec une probabilité faible. Ces risques sont constitutifs de scénarios qui devront être traités dans le cadre du PCA
• Définir les moyens et les procédures à mettre en place
• Établir précisément la stratégie de continuité.

Établissement des procédures de gestion de crise et de communication

La gestion de crise conduit à mettre en œuvre des dispositifs et des procédures pour détecter, alerter, anticiper, conduire les actions nécessaires et décider de l’activation du PCA.

Ainsi les fonctions clés de la gestion de crise sont :

• La veille, qui permet de détecter les signes précurseurs, d’anticiper une crise et de préparer les responsables concernés
• La procédure d’alerte qui permet de contacter les responsables du plan de continuité d’activité et de la gestion de crise. Il est primordial d’identifier le plus tôt possible le risque pour activer la cellule de crise rapidement.

La cellule de crise joue un rôle clé dans l’activation des dispositifs du plan de continuité d’activité, en déterminant les actions les plus adaptées à la crise en question. Cependant, dans le cas de situations récurrentes, comme des tempêtes dans les Antilles, les PCA sont activés naturellement sans qu’il y ait besoin d’une cellule de crise.

Évolution du PCA

Une fois le plan de continuité d’activité réalisé et sa capacité de mise en œuvre vérifiée, il est indispensable de vérifier son efficacité.

Il s’agit notamment de vérifier les documents, puis de tester la mise en œuvre des dispositifs, de vérifier par des exercices que les procédures sont connues, comprises et peuvent être mises en œuvre dans les délais prévus. Grâce à ces exercices et au retour d’expérience qui en découlent, le PCA peut continuer d’évoluer.